Документы

Документ — это счёт, договор, акт, коммерческое предложение или любая другая печатная форма, которую вы выставляете клиенту. Раздел Документы хранит их все: здесь документ выписывается, наполняется товарами и услугами, получает номер по вашим правилам и уходит клиенту ссылкой на почту.

В раздел входит сервис Реализация — то же наполнение документов, но собранное в один список: товары и услуги из всех выписанных документов за период. Он открывается из Документов иконкой тележки в боковом меню, подробнее — Реализация.

Что можно сделатьЧто можно сделать

• Посмотреть показатели за период
• Работать со списком документов
• Изменить сразу несколько документов
• Найти документ по уточнённым критериям
• Вести документы по этапам
• Построить графики за период
• Настроить автоматические действия
• Выписать документ
• Заполнить карточку документа
• Сформировать печатную форму и отправить её клиенту
• Заполнить реквизиты — свои и клиента
• Настроить нумерацию
• Посмотреть реализацию — что вошло в выписанные документы
• Понять, что доступно не всем

Раздел устроен как остальные: наверху четыре представления — показатели, список, этапы и графики, — а рядом с ними вкладка Автоматизация с зелёным тумблером, который включает сценарии по документам.

ПоказателиПоказатели

Раздел с готовыми показателями и подсчитанным числом записей. Устройство вкладки одинаково во всех разделах и разобрано в статье Показатели.

СписокСписок

Табличное представление со всеми выписанными документами. В верхней панели задаются период и отбор.

№	Элемент	Что делает
1	Период	Сегодня, завтра, вчера, неделя, месяц, год
2	Диапазон дат	Произвольный интервал вместо готового периода
3	Поиск	Находит документ по заданным параметрам, подробнее
4	Забытые	Счётчик документов с истёкшим сроком актуальности; клик открывает их список, подробнее
5	Настройка	Выбор колонок, справочники, интеграции и корзина раздела
6	Добавить	Создаёт документ, а также контрагента, задачу и сделку
7	Фильтр, Теги, Ответственный	Быстрый отбор: на экране остаётся только то, что соответствует условию

Шапка таблицы и строки отвечают за сортировку, отображение колонок и работу с несколькими документами сразу.

№	Элемент	Что делает
8	Фильтр и сортировка колонки	Отбор по значению колонки и сортировка по возрастанию или убыванию
9	Выбор колонок	Розовый глаз справа: какие поля показывать на экране — отметьте нужные или снимите отметку с лишних
10	Чекбоксы	Отметка строк для массовых изменений
11	Меню записи	Действия с одним документом: открыть, скопировать, отправить в корзину

Колонки можно менять местами: перетащите наименование колонки мышкой на нужное место в ряду.

Кнопка Настройки в разделе ведёт только к настройкам этого модуля. Общий список настроек приложения собран в отдельном сервисе администрирования.

Массовые измененияМассовые изменения

Массовые действия выполняются в представлении Список — в показателях, этапах и графиках их нет.

Отметьте галкой одну или несколько строк и выполните действие сразу для всех:

• назначить теги;
• сменить статус документа;
• отправить в корзину с возможностью восстановить.

Поиск по документамПоиск по документам

Набор полей для поиска в каждом сервисе свой. В документах ищут по номеру документа, ИНН, контрагенту, адресату, примечанию и по товарам и услугам внутри документа, а по кнопке Ещё добавляются телефон, e-mail, город и адрес.

А вот условия Содержит и Равно везде работают одинаково: первое находит по части слова, второе — ровно то, что вы ввели. Подробнее — в разделе Поиск в CRM.

Забытые документыЗабытые документы

В документах забытость считается не так, как в задачах и сделках, где счётчик набирается сам по истёкшим датам. Здесь вы решаете по каждому документу отдельно, следить за ним или нет.

В карточке документа есть поле Актуален с датой и тумблер рядом — Отслеживать забытость:

• тумблер включён — документ попадёт в Забытые, как только дата в поле Актуален пройдёт;
• тумблер выключен — документ в счётчике не появится, даже если дата давно истекла.

Поэтому счётчик показывает не все просроченные документы, а только те, за которыми вы попросили следить. Ставьте тумблер там, где важен срок: счёт с ограниченной оплатой, коммерческое предложение с ценами до определённой даты, договор с датой окончания.

ЭтапыЭтапы

У каждого документа есть этап — он же статус: его выбирают из выпадающего списка в карточке или прямо в списке.

Канбан-доска показывает, сколько и каких документов стоит на каждом этапе; документ переносится от этапа к этапу мышкой. Второй способ отследить этап — фильтр по колонке Статус в списке.

Свой список этапов задаётся в Настройка — Документы — Статусы документов, это обычный редактируемый справочник — Стандартные справочники.

ГрафикиГрафики

Сбоку готовые срезы — типы документов, статусы документов, товары и услуги, ответственный и отдел, — а вам остаётся выбрать период, фильтр или теги. Наверху — количество записей и их общая сумма. На снимке разрез Товары и услуги: рейтинг позиций, которые вошли во все выписанные документы.

Графики считаются по тому же отбору, что и список. Поставьте в списке фильтр по колонке Тип документа и выберите один тип — картина по всем разрезам построится только по нему.

В каждом разделе есть своя локальная аналитика. Сводные данные по всем разделам появятся в отдельном сервисе — Аналитика.

АвтоматизацияАвтоматизация

Пятая вкладка верхнего меню — сценарии, которые система выполняет за вас. Зелёный тумблер рядом с вкладкой включает и выключает автоматизацию целиком: выключили — действия перестают выполняться, включили — возобновятся примерно через минуту.

Для документов условие запуска складывается из трёх частей:

Часть условия	Что выбрать
Раздел базы	Документы
Что произошло	Добавление — только новый документ, Изменение — только правка существующего, Любое — и то и другое
При каком сочетании	Назначен тип и Установлен статус документа: тип — счёт, договор, акт, КП, накладная; статус — этап вроде «согласован» или «подписан». Статус обязателен, тип можно не указывать

Например: счёт перевели в статус «Подписан» — клиенту уходит письмо с благодарностью, а ответственному создаётся задача проконтролировать оплату.

Что можно поручить автоматизации: письмо, SMS, задачу, сделку, смену типа или статуса контрагента. Как задаётся условие, настраивается каждое действие и читается дерево сценария — в разделе Автоматизация. Выполненное видно в журнале.

Как выписать документКак выписать документ

Откуда	Что происходит
Из карточки контрагента	Закладка Документы — Добавить. Контрагент и его реквизиты подставляются сами
Из сделки	Так же, как из карточки контрагента; в документ переезжают товары и услуги сделки
Кнопкой Добавить в любом разделе	Глобальное добавление. В отличие от карточки, контрагента придётся выбрать из списка

В форме создания:

1. Выберите Тип документа из списка — по умолчанию подставляется тот, который вы выбирали последним.
2. Укажите Компанию: клик по полю или по лупе открывает поиск, плюс — добавление нового контрагента.
3. При необходимости выберите адресата — контактное лицо из списка по этому контрагенту.
4. В последней строке можно указать, на основании какого документа этого контрагента вы выписываете новый. Тогда список товаров и услуг заполнится тем же перечнем.

Обязательны первые два поля — тип и компания, остальные заполняются по необходимости. Номер документу присваивается автоматически, о правилах — в разделе Нумерация документов.

Карточка документаКарточка документа

Карточка разложена по закладкам: слева направо — от самого документа к переписке по нему. Нажмите на название, чтобы посмотреть, что внутри каждой.

Печать и отправкаПечать и отправка

Нажмите Сформировать — документ соберётся по шаблону и откроется в отдельном окне. Всё, что с ним можно сделать дальше, собрано в панели наверху.

№	Кнопка	Что делает
1	Отправить ссылкой	Выбираете e-mail получателя — открывается письмо с готовым шаблоном, внутри письма кнопка со ссылкой на документ
2	Копировать	Копирует ту же ссылку: отправьте её в мессенджер, чат или в своё письмо без шаблона
3	Печать	Печать документа; в диалоге печати его можно сохранить в PDF. Это отдельный от соседней кнопки компонент
4	Выгрузить	Сохранение файла: PDF, Word, Excel, RTF, Image, HTML, XML
5	Шестерёнка	Конструктор шаблона документа — Шаблоны в HTML
6	Три точки	Справочник со списком всех шаблонов документов
7	Поиск	Поиск по тексту внутри документа
8	Обновить	Перечитывает документ — например, после правок в карточке

Так выглядит печать: в диалоге браузера выбирается принтер или Сохранить как PDF.

Если почта не подключена, отправить документ ссылкой не получится: сначала подключите ящик.

РеквизитыРеквизиты

Чтобы реквизиты подставлялись в шаблоны документов автоматически, их заполняют один раз — свои и клиента. В самом документе они выбираются на закладке «Реквизиты».

Реквизиты вашей компанииРеквизиты вашей компании

Откройте Настройка — Справочники — Документы — Реквизиты наших компаний и нажмите Добавить.

В карточке реквизитов на вкладке Основное в поле Полное наименование укажите ИНН, название или ФИО руководителя — система предложит подходящие варианты из открытых источников. После выбора большинство полей заполнится само, останется дописать свободные.

Заполнить нужно все четыре вкладки: Основное, Дополнительно, Банк, Коды. Банк заполняется так же автоматически — по БИК, корреспондентскому счёту или названию банка; вручную вносится только расчётный счёт.

Ограничений по количеству реквизитов нет: вести деятельность можно от нескольких юридических лиц. Напротив основных платёжных реквизитов включите тумблер Использовать по умолчанию — они и будут подставляться в документы.

Реквизиты клиентаРеквизиты клиента

Реквизиты клиента живут в его карточке: Карточка контрагента — Платёжные реквизиты — Добавить. Юридических лиц у клиента тоже может быть несколько; напротив основного так же включается тумблер — именно эти реквизиты попадут в документ. Подробнее — Карточка контрагента.

Реквизиты физического лица заполняются вручную — интеграции с открытыми источниками здесь нет. Откройте закладку Физические лица, нажмите Добавить и заполните ФИО, паспорт, адрес и остальные поля, а при необходимости — банковские реквизиты.

На вкладке Дополнительно указывается склонение ФИО: тогда в договоре фамилия, имя и отчество встанут в нужном падеже.

Нумерация документовНумерация документов

Номер присваивается автоматически и зависит от трёх вещей: типа документа, предыдущего номера и реквизитов, от которых документ выставляется.

Как присваивается номерКак присваивается номер

Система смотрит на тип документа и к наибольшему номеру документа этого типа добавляет единицу.

Например, у вас выписаны счета и наибольший номер 1839 — следующий счёт получит номер 1840.

Зависимость от реквизитовЗависимость от реквизитов

Документы можно выписывать от нескольких юридических лиц, и у каждого своя нумерация: сквозная для каждого типа документов и каждой компании.

Например, у вас два юрлица: ООО «Ромашка» с основными реквизитами и ООО «Василёк» как дополнительное. У «Ромашки» есть Счёт 1957, у «Василька» — Счёт 237. Новый счёт получит номер 1958, но стоит сменить реквизиты на ООО «Василёк» — номер станет 238.

Где заводятся реквизиты и как вести несколько юрлиц — выше, в разделе Реквизиты.

Префиксы и суффиксыПрефиксы и суффиксы

При создании шаблона документа номер настраивается: просто порядковый, с префиксом, с суффиксом или сразу с тем и другим.

Выглядит это так: ЛИЦЕНЗИОННЫЙ ДОГОВОР № FO-2647/Cloud, где FO — префикс, а /Cloud — суффикс.

Не используйте суффикс для обозначения текущего года. Если вам нужен номер вида FO-2647/2021, оставьте поле суффикса пустым, а год подставьте тегом year_doc_tag прямо внутри шаблона документа.

Тогда на следующий год не придётся заводить новый шаблон: год сменится сам, а вы просто продолжите работу.

Права и ограниченияПрава и ограничения

Что доступно не всем и не везде:

Действие	Что нужно знать
Видеть чужие документы	Список показывает записи по вашему уровню прав доступа: у каждого правила два тумблера — видеть и редактировать
Открыть настройки модуля	Справочники, интеграции и корзина раздела требуют определённого уровня прав
Отправить в корзину	Документ уходит в корзину, в свой раздел Документы, и оттуда его можно вернуть. После очистки корзины восстановить запись уже нельзя
Выгрузить список в Excel	Нужно разрешение на экспорт
Массовые изменения	Работают только в представлении Список — в показателях, этапах и графиках их нет
Отправить документ ссылкой	Не сработает, пока не подключён почтовый ящик

Права раздела настраиваются в Настройки → Пользователи → Группы доступа, квадрат Документы. Как устроены группы доступа и что означают цветные индикаторы у разделов — в статье Права доступа.