Автоматизация
Автоматизация берёт на себя рутину: сама пишет клиенту, ставит задачи и заводит сделки, когда в базе происходит то, что вы заранее описали. У сотрудников остаётся время на работу, которую за них не сделает никто.
Автоматизация работает во всех сервисах базы — контрагенты, задачи, сделки, документы, финансы, проекты. Сценарии заводятся отдельно по каждому разделу, а смотреть их можно и по всей базе сразу.
Внутри автоматизации три экрана, значки переключения — в синей полосе слева: карта сценариев Все действия, воронка этапов и журнал выполненного.
Что можно сделать
- Задать условие запуска
- Настроить письмо, SMS, задачу или сделку
- Понять, кому уйдёт письмо
- Выбрать ответственного и момент выполнения
- Посмотреть карту всех действий
- Собрать воронку этапов под каждый тип сделки
- Проверить, что сработало
- Включить или остановить автоматизацию
Примечание
Если у вас нет доступа к Автоматизации, значит у вас ограниченные права 😿. За расширением уровня прав доступа обратитесь к пользователю 👑 вашей компании кто обладает полными правами.
Что умеет автоматизация
| Действие | Что происходит |
|---|---|
| Отправить Email | Письмо клиенту по заранее созданному шаблону, сразу или через несколько дней |
| Отправить SMS | Сообщение до 110 символов через подключённого оператора |
| Создать новую задачу | Задача выбранного типа и статуса на выбранного сотрудника |
| Создать новую сделку | Сделка с заданным названием, типом, статусом и ответственным |
| Сменить тип компании | У контрагента подставляется другой тип из справочника |
| Сменить статус компании | У контрагента подставляется другой статус из справочника |
Готовятся и в окне выбора пока бледные: показ рекламы ВКонтакте, сообщения в WhatsApp, Telegram и Макс, «Отправить задание…».
Условия запуска
Сценарий состоит из двух частей: когда запускать и что выполнить. Сначала задаётся условие.
-
Выберите раздел базы данных, в котором автоматизация будет наблюдать изменения: контрагенты, задачи, сделки, документы, финансы.
-
Укажите, после чего сценарий срабатывает:
Условие Когда сработает Добавление Только при появлении новой записи Изменение Только когда изменили существующую Любое И в том, и в другом случае -
Задайте тип и статус записи — при каком сочетании запускать. Например, в финансах это тип «Приход» и статус «Оплачено»: сценарий сработает, когда оплата от клиента дошла. Статус обязателен, тип можно не указывать — тогда условие сработает для любого типа.
Сохранённое условие открывается на холсте: блок Условие запуска с разделом, типом и статусом, связка Выполнит и блок действия под ней. Анализатор сразу показывает, что уже задано для этой пары «тип — статус», чтобы вы не завели второй такой же сценарий.
| Элемент холста | Что делает |
|---|---|
| Метка в шапке блока условия | Напоминает, на что сценарий реагирует: добавление, изменение или любое |
| Подробней | Открывает условие запуска — раздел, тип, статус, событие |
| Связка Выполнит | Ведёт от условия к действию; на одну ветку можно повесить несколько действий |
| Настроить | Открывает панель настройки действия справа |
| Корзина в шапке блока действия | Убирает действие из ветки |
| Стрелка ← над холстом | Возвращает к списку Все действия |
Без действия — заготовка: ветка создана, но что именно выполнять, ещё не выбрано. Откройте её и выберите действие, и заготовка превратится, например, в отправку письма.
Связанные действия — метка на блоке: за этим действием потянутся другие, заведённые в соседних ветках или в других разделах. Например, автоматизация создаёт сделку определённого типа, а на этот тип в разделе сделок уже навешаны свои сценарии. По метке их видно, не выходя из ветки, — не придётся вспоминать, что вы уже настроили.
Что сработало по факту — в журнале: дата, время, контрагент, адрес или телефон и само действие.
Настройка действий
Пустая ветка открывает окно Выполнить действие — плитки с тем, что автоматизация умеет. Выберите плитку, и откроется панель с настройками этого действия. Бледные плитки выбрать пока нельзя.
Отправить Email
Кнопка Настроить в блоке действия открывает панель справа — она видна на снимке холста.
- Тема письма — то, что клиент увидит в списке входящих.
- Шаблон письма — готовый шаблон, созданный заранее. Значки справа открывают список шаблонов и предпросмотр выбранного.
- Строка с адресом — почтовый ящик, из которого уйдёт письмо; значок обновления перечитывает список подключённых аккаунтов.
- Отправить через дней после — тумблер включает отсрочку, в поле ставится число дней. Выключен — письмо уходит сразу.
Настройка записывается в сценарий кнопкой Сохранить внизу панели.
Кому уходит письмо
Адресата система выбирает сама, по правилу «от частного к общему». Разберём на примере оповещения по задаче: автоматизация отслеживает дату финиша задачи (по умолчанию она совпадает с датой старта) и, когда триггер срабатывает, ищет, кому писать.
| Что есть в записях | Кому уйдёт письмо |
|---|---|
| В карточке задачи выбрано контактное лицо | Этому контактному лицу |
| Контактного лица в задаче нет | Основному контактному лицу из карточки контрагента |
| Нет ни в задаче, ни основного в карточке | Всем контактным лицам контрагента, у кого заполнен e-mail |
Как работает оповещение о наступлении даты рождения контактного лица — в разделе Контакты.
Отправить SMS
- Оператор — поставщик, через которого уйдёт сообщение; подключается заранее.
- Текст сообщения — не больше 110 символов.
- Отсрочка — SMS уходит сразу или через заданное число дней.
Создать новую задачу
- Тип задачи — из справочника типов.
- Статус — с каким статусом задача создаётся.
- Тема задачи — здесь стоит написать пояснение тому, кто эту задачу увидит.
- Ответственный — сотрудник, который будет разбирать автоматические задачи; его можно взять и из карточки контрагента, см. Кто станет ответственным.
- Отсрочка — задача создаётся сразу или через заданное число дней.
Создать новую сделку
- Название — с каким названием создаются автоматические сделки.
- Тип и статус сделки — из справочников.
- Комментарий — пояснение к сделке.
- Ответственный — кто ведёт автоматическую сделку; тоже может браться из карточки контрагента.
Сменить тип и статус компании
Два отдельных действия. В каждом выбирается из справочника значение, на которое автоматизация заменит текущее: тип компании или её статус.
Ответственный и дата выполнения
Ещё две настройки доступны во всей ветке событий и работают в автоматических задачах и сделках. У каждой по два варианта — выбирайте тот, что подходит сценарию.
Кто станет ответственным
| Вариант | Кто получит запись |
|---|---|
| Выбрать сотрудника | Один и тот же сотрудник во всех записях, созданных этим сценарием |
| Взять из карточки контрагента | Тот, кто ведёт клиента: у каждой записи свой ответственный |
Первый вариант удобен, когда автоматические задачи разбирает один человек — например, дежурный менеджер. Второй — когда клиенты закреплены за разными сотрудниками и задача должна остаться у ведущего клиента.
Когда выполнить
| Вариант | Когда сработает действие |
|---|---|
| Тумблер Выполнить в дату задачи выключен | Сразу, как только запись попала в базу |
| Тумблер включён | В дату задачи — во вторую её дату, дату финиша |
Например, задача назначена на следующую неделю. С выключенным тумблером письмо уйдёт сегодня, с включённым — в тот день, на который назначена задача.
Тумблер появляется только там, где действие связано с задачей: если сценарий навешан на задачу, система сама предложит выполнить действие в её дату.
Все действия
Все действия — карта всех сценариев вашей подписки FreshOffice: одна таблица, в которой видно и условие запуска, и то, что за ним последует.
Слева дерево Разделы: цифра рядом показывает, сколько сценариев заведено в контрагентах, задачах, сделках, документах, финансах и проектах. Выберите раздел — в таблице останутся только его сценарии, «Все разделы» возвращают полный список. Кнопка Добавить справа заводит новый сценарий, соседний значок перечитывает список.
Строка таблицы
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Название | Имя сценария; если его не задавали, стоит прочерк |
| Тип | Как устроен сценарий — например, «Реакция» на событие в базе |
| Раздел | Модуль, за которым сценарий наблюдает |
| Если тип | Тип записи в условии запуска |
| Если статус | Статус записи в условии запуска |
| Действие | Что выполнится: письмо, SMS, задача, сделка, смена типа или статуса |
| Активен | Тумблер включает и выключает один этот сценарий |
Клик по строке открывает сценарий на холсте. Корзина в конце строки удаляет сценарий целиком.
Фильтры
| Фильтр | Что отбирает |
|---|---|
| Активные / Все | Только работающие сценарии или вместе с выключенными |
| Зелёный чип с названием раздела | Раздел, выбранный в дереве слева |
| Какие действия | По самому действию: SMS, e-mail, задача, сделка, смена типа или статуса контрагента |
| Для типов | По типам записей того раздела, в котором вы находитесь |
| Для статусов | По статусам записей того же раздела |
Сценарий можно завести заранее и не включать до нужного момента: переключатель Все показывает и такие, ещё не активированные строки.
Что подставится в Для типов и Для статусов, зависит от выбранного раздела:
| Раздел | Типы | Статусы |
|---|---|---|
| Контрагенты | Архив, клиент, конкурент… | Действующий, постоянный… |
| Задачи | Звонок, встреча, выезд… | План, в процессе, выполнена |
| Сделки | Продажа, сервис… | Этапы воронки продаж |
| Документы | КП, счёт, договор, акт, накладная… | В процессе, согласован, подписан… |
| Финансы | Приход, расход, перевод | Оплачен, частичная оплата… |
Воронка этапов
Второе представление автоматизации — воронка: типы записей и переходы со статуса на статус, а на них навешаны действия. Модуль выбирается любой — контрагенты, сделки, задачи, финансы, документы. Если в компании несколько типов сделок и у каждого своя линейка этапов, на каждый тип собирается своя воронка.
Что продумать перед настройкой:
- сценарий автоматических действий по каждому направлению;
- на каком именно этапе что происходит: SMS клиенту, письмо по определённому шаблону, показ рекламы в соцсетях и прочее;
- как часто действия повторяются — разово или последовательностью, через сколько дней.
Журнал авто действий
Журнал на вкладке Все события показывает, что автоматизация выполнила на самом деле. Статус у каждой строки свой: Готово — всё хорошо, Ошибка — что-то пошло не так.
Сверху выбирается период: готовый интервал в списке слева (день, неделя, месяц) или свои даты в полях рядом. Кнопка со стрелками справа перечитывает журнал.
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Действие | Что выполнялось: письмо, SMS, задача, сделка, смена типа или статуса |
| Сценарий | Название сценария, который сработал |
| Статус | Готово или Ошибка |
| Раздел системы | Модуль, в котором сработало условие запуска |
| Дата | Дата и время выполнения |
| Контрагент | Клиент, по записи которого сработал сценарий |
| Телефон, Email | Куда ушло сообщение; у неудачных строк здесь стоит текст ошибки |
Колонки сортируются стрелками в шапке, а значок рядом отбирает нужные значения. Фильтр Какие действия оставляет в журнале один вид действий.
Ошибка
The specified string is not in the form required for an e-mail address.
Это сообщение означает, что адрес контактного лица, которому должно было улететь автоматическое письмо, указан неверно:
- допущен пробел перед адресом или после него;
- допущена ошибка в написании;
- или адреса нет вообще.
Тумблер включения
Зелёный тумблер внизу синей полосы меню, над шестерёнкой, показывает, работает автоматизация или простаивает.
- Выключили — все автоматические действия прекращаются, сценарии остаются на месте, но не срабатывают.
- Включили — автоматизация запускается, и примерно через минуту действия возобновляются.
Тумблер общий для всей автоматизации, а не для одного сценария: отдельный сценарий выключается своим тумблером в колонке Активен — см. Все действия.