Автоматизация

Вы можете упростить работу менеджера в части автоматизации рутинных процессов, чтобы у сотрудников было больше времени сфокусироваться на более важном и полезном для компании

Модуль автоматизации встроен в каждый сервис: вкладка Автоматизация стоит в верхнем меню раздела рядом с «Показателями», «Списком» и «Графиками» — в контрагентах, задачах, сделках, документах и финансах. Настраивается автоматизация отдельно в каждом разделе, а смотреть её можно и по всей базе сразу.

Что можно сделатьЧто можно сделать

• Включить или остановить автоматизацию
• Посмотреть карту всех действий
• Собрать воронку этапов под каждый тип сделки
• Задать условие запуска
• Настроить письмо, SMS, задачу или сделку
• Понять, кому уйдёт письмо
• Выбрать ответственного и момент выполнения
• Проверить, что сработало

Тумблер включенияТумблер включения

Зелёный тумблер рядом с вкладкой показывает, работает автоматизация или простаивает.

• Выключили — все автоматические действия прекращаются, сценарии остаются на месте, но не срабатывают.
• Включили — автоматизация запускается, и примерно через минуту действия возобновляются.

Тумблер общий для автоматизации, а не для одного сценария: отдельный сценарий выключается своим тумблером на его квадрате — см. Вкл/Выкл/Удалить.

Что умеет автоматизацияЧто умеет автоматизация

Действие	Что происходит
Отправить Email	Письмо клиенту по заранее созданному шаблону, сразу или через несколько дней
Отправить SMS	Сообщение до 110 символов через подключённого оператора
Создать новую задачу	Задача выбранного типа и статуса на выбранного сотрудника
Создать новую сделку	Сделка с заданным названием, типом, статусом и ответственным
Сменить тип компании	У контрагента подставляется другой тип из справочника
Сменить статус компании	У контрагента подставляется другой статус из справочника
Показ рекламы ВКонтакте, Facebook*, Instagram*	Пополнение таргетинговой группы для рекламы. Готовится

Как настраивается каждое действие — в разделе Настройка действий.

Все действияВсе действия

В разделе Все действия находится карта всех автоматических действий вашей подписки FreshOffice.

Вы можете создавать действия, но не включать их до нужного момента (не активировать) в этом случае, чтобы видеть все не активные действия переключаете тумблер в верхнем правом углу.

Там же находится кнопка Добавить.

Переход от раздела в раздел дает возможность отфильтровать те действия которые заложены именно в нем.

Какие действия? - это фильтр по активностям которые у вас действуют. Например:

• sms
• e-mail
• назначение задачи
• смена типов компании
• смена статуса компании
• создание сделки

Для типов - это фильтр который зависит от раздела в котором вы находитесь и отражает какие активности для этих типов работают.

• Если в разделе контрагенты то он отражает типы контрагентов (Архив, клиент, конкурент....)
• Если в разделе задачи - какие типы задач (Звонок, встреча, выезд....)
• Если в разделе сделки - какие типы сделок (Продажа, Сервис...)
• Если в разделе документы - какие типы документов (КП, счет, договор, акт, накладная...)
• Если в разделе финансы - какие типы финансов (Приход, Расход, Перевод)

Для статусов - это фильтр статусов который зависит от раздела в котором вы находитесь и отражает какие активности для этих статусов работают.

• Если в разделе контрагенты то он отражает статусы контрагентов (действующий, постоянный...)
• Если в разделе задачи - какие статусы задач (план, выполнена, в процессе)
• Если в разделе сделки - какие статусы сделок (Продажа, Сервис...)
• Если в разделе документы - какие статусы документов (подписан, согласован, в процессе...)
• Если в разделе финансы - какие статусы финансов (оплачен, частичная оплата...)

Без действийБез действий

Если у квадрата со сценарием вы видите обозначение значит в нем нет действий. Необходимо войти в него и задать сценарий.

Вкл/Выкл/УдалитьВкл/Выкл/Удалить

Если у квадрата со сценарием вы видите обозначение значит сценарий активен. Если его необходимо выключить, просто переключите тумблер. Если вы хотите его удалить просто наведите на квадрат и у вас появится значок , нажмите на него.

Воронка этаповВоронка этапов

Второе представление автоматизации — воронка: типы записей и переходы со статуса на статус, а на них навешаны действия. Модуль выбирается любой — контрагенты, сделки, задачи, финансы, документы.

Если в вашей компании разные типы сделок и у каждого типа своя линейка этапов прохождения, вы можете создать автоматическую мультиворонку для каждого типа сделок.

Что продумать перед настройкой:

• сценарий автоматических действий по каждому направлению;
• на каком именно этапе что происходит: SMS клиенту, письмо по определённому шаблону, показ рекламы в соцсетях и прочее;
• как часто действия повторяются — разово или последовательностью, через сколько дней.

Не переживайте, если не помните, что уже сделано: система напомнит, если у действия есть связанные.

Условия запускаУсловия запуска

Сценарий состоит из двух частей: когда запускать и что выполнить. Сначала задаётся условие — окно Новое действие.

1. Выберите раздел базы данных, в котором автоматизация будет наблюдать изменения: контрагенты, задачи, сделки, документы, финансы.

2. Укажите, после чего сценарий срабатывает:

   Условие	Когда сработает
   Добавление	Только при появлении новой записи
   Изменение	Только когда изменили существующую
   Любое	И в том, и в другом случае

3. Задайте Назначен тип и Установлен статус — при каком сочетании запускать. Для контрагентов это тип и статус контрагента: например, тип «Арендодатель» и статус «Воздействие». Статус обязателен, тип можно не указывать — тогда условие сработает для любого типа.

После сохранения условия открывается дерево сценария: анализатор сразу показывает, что уже задано для этой пары «тип — статус», чтобы вы не завели второй такой же сценарий. Дальше на ветку вешаются действия.

Без действия — заготовка: ветка создана, но что именно выполнять, ещё не выбрано. Откройте её и выберите действие из списка ниже, и заготовка превратится, например, в отправку письма.

Связанные действия — метка на блоке: за этим действием потянутся другие, заведённые в соседних ветках или в других разделах. Например, автоматизация создаёт сделку определённого типа, а на этот тип в разделе сделок уже навешаны свои сценарии. По метке их видно, не выходя из ветки.

Клик по любому блоку открывает карточку действия — можно посмотреть, какое письмо или SMS уйдёт клиенту.

Что сработало по факту — в журнале внизу страницы: дата, время, контрагент, адрес или телефон и само действие.

Настройка действийНастройка действий

При выборе того или иного действия вам необходимо будет настроить пункты.

Отправить e-mailОтправить e-mail

• Укажите тему письма. Эту тему будет видеть ваш клиент при получении письма
• Выбираете шаблон письма, который должен быть создан заранее.

• Выбираете из списка e-mail отправителя
• и как быстро письмо должно быть отправлено. Сразу или через несколько дней

Подключение почты

Кому уходит письмоКому уходит письмо

Адресата система выбирает сама, по правилу «от частного к общему». Разберём на примере оповещения по задаче: автоматизация отслеживает дату финиша задачи (по умолчанию она совпадает с датой старта) и, когда триггер срабатывает, ищет, кому писать.

Что есть в записях	Кому уйдёт письмо
В карточке задачи выбрано контактное лицо	Этому контактному лицу
Контактного лица в задаче нет	Основному контактному лицу из карточки контрагента
Нет ни в задаче, ни основного в карточке	Всем контактным лицам контрагента, у кого заполнен e-mail

Отправить smsОтправить sms

• выбираете оператора через которого будет отправлены sms
• Само сообщение не более 110 символов
• и как быстро sms должна быть отправлена. Сразу или через несколько дней

Ниже ссылка на инструкцию как подключить поставщика SMS

Поставщик Target SMS

Создать новую задачуСоздать новую задачу

• Выбрать из справочника тип задачи
• определить с каким статусом задача будет создана автоматически
• тема задачи (здесь рекомендуем написать комментарий, послание для того кто увидит эту задачу)
• Выбрать из списка сотрудников, того, кто будет выполнять эти автоматические задачи
• Задача будет создана сразу или через какое то кол-во дней

Задачи

Создать новую сделкуСоздать новую сделку

• Указать с каким названием будет создаваться автоматические сделки
• Какой тип сделки
• Статус
• комментарий к сделке
• и кто будет ответственным за эту авто сделку

Сделки

Сменить тип & статус контрагентаСменить тип & статус контрагента

При выборе смена тип или статус контрагенты вы выбираете из списка на какой параметр необходимо будет заменить

Контрагенты

Как работает оповещение о наступлении даты рождения контактного лица — подробнее в разделе Контакты

Ответственный и дата выполненияОтветственный и дата выполнения

Две настройки доступны во всей ветке событий и работают в автоматических задачах и сделках. У каждой по два варианта — выбирайте тот, что подходит сценарию.

Кто станет ответственнымКто станет ответственным

Вариант	Кто получит запись
Выбрать сотрудника	Один и тот же сотрудник во всех записях, созданных этим сценарием
Взять из карточки контрагента	Тот, кто ведёт клиента: у каждой записи свой ответственный

Первый вариант удобен, когда автоматические задачи разбирает один человек — например, дежурный менеджер. Второй — когда клиенты закреплены за разными сотрудниками и задача должна остаться у ведущего клиента.

Когда выполнитьКогда выполнить

Вариант	Когда сработает действие
Тумблер Выполнить в дату задачи выключен	Сразу, как только запись попала в базу
Тумблер включён	В дату задачи — во вторую её дату, дату финиша

Например, задача назначена на следующую неделю. С выключенным тумблером письмо уйдёт сегодня, с включённым — в тот день, на который назначена задача.

Тумблер появляется только там, где действие связано с задачей: если сценарий навешан на задачу, система сама предложит выполнить действие в её дату.

Журнал авто действийЖурнал авто действий

Журнал отражает статус каждой активности: Готово — всё хорошо, Ошибка — что-то пошло не так. Колонки фильтруются по нужным значениям кнопкой .

ОшибкаОшибка

The specified string is not in the form required for an e-mail address.

Это сообщение означает, что адрес контактного лица, которому должно было улететь автоматическое письмо, указан неверно:

• допущен пробел перед адресом или после него;
• допущена ошибка в написании;
• или адреса нет вообще.