Почта

Почта во FreshOffice — это ваш обычный ящик, подключённый к приложению: письма приходят и уходят из системы и подшиваются к карточке клиента. Отдельно открывать почтовый сайт не нужно — написать письмо можно прямо из того раздела, где вы сейчас работаете.

Что можно сделатьЧто можно сделать

• Подключить почтовый ящик
• Написать письмо
• Собрать шаблон письма
• Вставить в шаблон переменные
• Добавить в письмо кнопки реакции
• Составить аутрич-письмо
• Отправить рассылку

Написать письмоНаписать письмо

Сначала подключите почтовый аккаунт — без подключённого ящика отправлять письма не из чего: Подключение почты.

Дальше письмо пишется из любого раздела приложения — везде, где виден значок @:

• из карточки контрагента;
• из карточки контактного лица;
• из раздела Почта;
• из задачи, сделки и других мест со значком @.

Готовый текст удобно не набирать заново, а брать из шаблона.

Само письмо набирается на шаге Содержание. Панель сверху — привычный набор редактора: шрифт и начертание, цвет и заливка, ссылка, изображение, списки, таблица и вставка HTML-кода кнопкой <>.

Слева на панели — кнопка AI, встроенный ИИ-ассистент Люси. Выделите фрагмент письма и выберите готовый промт: проверить орфографию, смягчить формулировку и другие. Ассистент правит выделенный текст прямо в письме.

Шаблоны писемШаблоны писем

Шаблон — заготовка письма, которую подставляют вместо ручного набора. Он бывает простым текстовым, с изображениями или собранным в стороннем конструкторе, например в Tilda: оттуда копируется HTML-код и вставляется в редактор.

Шаблоны живут в приложении Почта, вкладка Шаблоны в верхнем меню — рядом с Письмами и Лидогенерацией. Сохранённый шаблон доступен всем пользователям: его выбирают при написании письма, при создании рассылки и в аутрич-письмах.

Редактор шаблонаРедактор шаблона

№	Элемент	Для чего
1	Папки	Дерево папок с шаблонами. Папки собирают письма по назначению: продажи, счета, акции
2	Редактор / Предпросмотр	Переключатель: правка шаблона или вид письма глазами получателя. Рядом — название шаблона, автор, даты создания и последнего изменения
3	Панель редактора	Шрифт и начертание, ссылка, изображение, выравнивание, цвет и заливка. Кнопка AI — ИИ-ассистент Люси, под ••• — остальные инструменты, в том числе <> для вставки HTML-кода
4	Сохранить изменения	Сохраняет правки шаблона. Кнопка Добавить справа заводит новую папку или шаблон
5	Переменные	Поля карточки, которые подставляются в письмо при отправке — см. Переменные
6	Кнопки реакции	Кнопки ответа внутри письма и действия, которые они запускают — см. Кнопки реакции
7	Контент	Копировать из шаблона — взять содержимое другого шаблона за основу. Ниже — ссылка на инструкцию по вёрстке писем в Tilda

Как создать шаблонКак создать шаблон

1. Заведите папку: Добавить — Раздел, укажите наименование, например «Письма отдела продаж», и нажмите Добавить.
2. Создайте шаблон: Добавить — Шаблон, задайте название и папку, в которую он ляжет. Чтобы не начинать с чистого листа, нажмите Копировать из шаблона и возьмите за основу готовое письмо.
3. Наберите текст в редакторе. Если письмо свёрстано в стороннем HTML-конструкторе, скопируйте оттуда код и вставьте его кнопкой <> — откроется окно Source Code.
4. Вставьте переменные там, где письмо должно обращаться к конкретному клиенту.
5. При необходимости добавьте кнопки реакции.
6. Переключитесь на Предпросмотр и проверьте, как выглядит письмо.
7. Нажмите Сохранить изменения.

Переменные в шаблонеПеременные в шаблоне

Переменная — метка в фигурных скобках, вместо которой при отправке подставляются данные из вашей базы: компании-получателя и её контактного лица. Один шаблон уходит сотне клиентов, но каждый видит своё имя и название своей компании: «Добрый день, {contact_first_name}!» превращается в «Добрый день, Анна!».

Подстановка срабатывает везде, где используется шаблон: и в письме, созданном по шаблону вручную, и в автоматизациях.

Как вставить:

1. В панели Переменные справа нажмите на нужное поле — метка скопируется.
2. Поставьте курсор в нужное место шаблона и вставьте её: Ctrl+V (⌘+V на Mac).

Набирать метку вручную не стоит: одна лишняя буква — и подстановка не сработает, клиент увидит в письме фигурные скобки.

Полный список открывает ссылка Как это работает над панелью — окно Переменные значения. Там у каждой переменной своя кнопка копирования.

Если поле в карточке клиента не заполнено, подставлять нечего. Поэтому переменные лучше ставить туда, где фраза читается и без них, а перед массовой отправкой проверить, что у получателей заполнены нужные поля.

Кнопки реакцииКнопки реакции

Кнопки реакции — кнопки внутри письма, которыми получатель отвечает в один клик, без ответного письма и без звонка. Нажатие фиксируется в CRM: входящее письмо получает тег с реакцией, и по этому тегу может сработать автоматизация.

Кнопка	Что значит для вас
Интересно	Клиент готов к разговору — пора связаться
Не интересно	Предложение сейчас не нужно — повторными письмами не донимать
Не писать мне больше	Отказ от писем — писать этому получателю снова нельзя

В блоке Кнопки реакции нажмите Вставить кнопки — откроется окно оформления:

Настройка	Что задаёт
Стиль	Вид кнопок, например Заливка + контур: первая кнопка залита цветом, вторая обведена
Скругление	Насколько скруглены углы кнопок
Размер	Большой или Маленький
Цвет	Один из готовых цветов или Свой — под фирменный цвет компании
Кнопка «Интересно», Кнопка «Не интересно»	Подписи на кнопках. Их можно заменить своими, например «Хочу демо» и «Не сейчас»
Ссылка отписки	Текст ссылки для отказа от писем
Предпросмотр	Кнопки так, как их увидит получатель

Затем нажмите Настроить и задайте, что произойдёт после нажатия каждой кнопки. Пока действия не заданы, в блоке горит метка Действия не настроены: кнопки в письме есть, но реакция клиента ни к чему не приведёт.

Если письмо свёрстано в стороннем конструкторе, кнопки можно нарисовать там, а в ссылки поставить переменные {reaction_link_interested}, {reaction_link_not_interested} и {reaction_link_unsubscribe} — нажатия будут учитываться так же.

Аутрич-письмаАутрич-письма

Аутрич (от англ. outreach — «выход на связь») — первое письмо компании, которая вас ещё не знает и не ждёт вашего обращения. Это не рассылка по своей базе, а холодное знакомство: цель письма — не продать сразу, а получить ответ и начать разговор.

Как составить аутрич-шаблонКак составить аутрич-шаблон

Держите такие шаблоны в отдельной папке и проверяйте каждый по списку:

Правило	Зачем
Обращайтесь по имени и названию компании через переменные	Письмо адресовано конкретному человеку, а не «уважаемому клиенту» — и не выглядит рекламой
Объясните, почему пишете именно этой компании	Получатель видит, что письмо не массовое
Одно предложение, а не каталог товаров и акций	Получатель за несколько секунд понимает, зачем ему написали
Подпишитесь реальным именем, должностью и компанией	Понятно, кто пишет и кому отвечать
Вставьте кнопки реакции и настройте действия	Ответ клиента сам запускает следующий шаг; без кнопок цепочка обрывается на первом письме
Оставьте ссылку Не писать мне больше и соблюдайте отказ	Требование закона и репутация отправителя

Аутрич вместе с агентом ИнсайдерАутрич вместе с агентом Инсайдер

Чаще всего аутрич-письма уходят в связке с AI-агентом Инсайдер. Агент по расписанию ищет в интернете компании по вашему портрету клиента — отрасли, городу, размеру — и добавляет их в CRM с ИНН, почтой и телефоном, без дублей.

Сам агент писем не отправляет. Письма, задачи и смену статусов делает автоматизация: сценарии для неё вы заводите заранее. Чтобы автоматизация отличала компании от агента от остальной базы, агент присваивает им отдельный тип — например, Найден Инсайдером. Этот тип больше нигде не используйте, иначе аутрич уйдёт и вашим действующим клиентам.

Шаг	Где настраивается	Что происходит
1	Агент Инсайдер	Находит компании и добавляет их в CRM с типом Найден Инсайдером
2	Сценарий в Автоматизации: контрагенты, Добавление, тип Найден Инсайдером	Отправляет компании аутрич-письмо по шаблону
3	Почта	Клиент отвечает на письмо или нажимает кнопку реакции — входящее письмо получает тег, например «Интересно»
4	Второй сценарий в Автоматизации — по ответу клиента	Меняет тип и статус контрагента, например на Клиент в работе, и ставит задачу менеджеру с исполнителем и сроком

Названия типов здесь для примера — заведите свои в справочнике типов контрагентов.