Финансы

Финансы — приложение из трёх разделов, они переключаются в синем боковом меню:

Раздел	Что внутри
Движения	Приходы, расходы и переводы между счетами — то, что описано на этой странице
План/Факт	План/Факт — отчёт о прибылях и убытках, P&L
Бюджет	Бюджет — план доходов и расходов на период

Заголовок в шапке всегда показывает открытый раздел: работаете с движениями — наверху написано «Движения», и верхнее меню с представлениями относится к нему. Так же устроены контрагенты, документы и остальные приложения.

Финансовая операция — это приход, расход или перевод денег между своими счетами. Раздел Движения собирает их все: видно, откуда пришли деньги и куда ушли, по какой статье и на какой счёт, от какого контрагента, по какому документу и какой сделке.

Отсюда же считается структура и динамика приходов и расходов за любой период — в разрезе статьи, счёта, контрагента, типа контрагента, статуса, документа, сделки, отдела, типа операции и других полей. Данные показываются в трёх представлениях — показатели, список и графики, — а рядом с ними вкладка Автоматизация с зелёным тумблером.

Что можно сделатьЧто можно сделать

• Посмотреть показатели за период
• Проверить остатки по счетам
• Найти операцию в списке
• Изменить сразу несколько операций
• Найти операцию по уточнённым критериям
• Построить графики за период
• Настроить автоматические действия
• Добавить приход или расход
• Заполнить карточку операции
• Перевести деньги между своими счетами
• Заполнить справочники счетов и статей
• Выбрать валюту компании
• Понять, что доступно не всем

В пустом разделе начинайте со справочников: сначала счета, потом статьи приходов и расходов — из них заполняется каждая операция.

ПоказателиПоказатели

Раздел с готовыми показателями и подсчитанным числом записей. Устройство вкладки одинаково во всех разделах и разобрано в статье Показатели.

В финансах к готовым плашкам добавляется своя: кнопка ➕ заводит собственное условие — так собирается квадрат для ежедневного контроля.

Что можно задать в условии плашки — в статье Фильтры.

Остатки по счетамОстатки по счетам

Кнопка Остатки на счетах слева над плашками открывает окно с остатками по всем счетам компании — расчётным, кассе и остальным из справочника счетов. То же окно вызывает кнопка Показать остатки в строке итогов под списком.

В окне видно общую сумму по всем счетам и таблицу: наименование счёта, остаток, валюта и дата начала. Отбор сверху сужает картину до одного счёта, одной валюты или другой даты.

СписокСписок

Табличное представление финансового потока: строка — одна операция. По каждой колонке работают фильтры и сортировки.

Элемент	Что делает
Период	Сегодня, завтра, вчера, неделя, месяц, год
Диапазон дат	Произвольный интервал вместо готового периода
Поиск	Находит операцию по заданным параметрам, подробнее
Фильтр, Теги, Ответственный	Быстрый отбор: на экране остаётся только то, что соответствует условию — Фильтры
Обновить	Перечитывает список — например, после правок в карточке
Настройки	Кнопка ... рядом с «Добавить»: выбор колонок, переход в справочники, список интеграций и управление корзиной
Добавить	Глобальное добавление контрагента, задачи, сделки, документа. Кнопка ➕ рядом заводит приход, расход или перевод
Фильтр и сортировка колонки	Значки в шапке: отбор по значению колонки и сортировка по возрастанию или убыванию
Розовый глаз	Выбор колонок справа в шапке: какие поля показывать на экране — отметьте нужные или снимите отметку с лишних
Чекбоксы	Отметка строк для массовых изменений
Меню записи	Кнопка ... в конце строки: назначить теги, копировать запись, отправить в корзину
Теги	Самостоятельно наполняемый справочник маркеров — выделяют операцию в списке текстом и цветом

Под таблицей — строка итогов по текущему отбору: сколько всего записей, сумма приходов зелёным, сумма расходов красным и разница между ними со стрелкой. Кнопка Показать остатки рядом открывает остатки по счетам.

Колонки можно менять местами: перетащите наименование колонки мышкой на нужное место в ряду.

Кнопка Настройки в разделе ведёт только к настройкам этого модуля. Общий список настроек приложения собран в отдельном сервисе администрирования.

Массовые измененияМассовые изменения

Массовые действия выполняются в представлении Список — в показателях и графиках их нет.

Отметьте галкой одну или несколько строк и выполните действие сразу для всех:

• назначить теги;
• копировать;
• отправить в корзину с возможностью восстановить.

Поиск по финансамПоиск по финансам

Без выбора конкретного поля поиск идёт по ИНН компании, наименованию, e-mail, телефону и ФИО контактного лица. Уточнённый поиск добавляет сумму, номер документа, юридическое название компании, примечание к карточке финансов, наименование товара или услуги в документе, город и адрес.

ГрафикиГрафики

Графики строятся за любой период времени. Отбор задаётся фильтрами, тегами и ответственными, а разрезы берутся готовые — список слева: динамика, направление, статья, счёт, форма, агент, регион, город, тип контрагента, статус, категория, ответственный и отдел.

Динамика строится в сравнении с другими годами. Выберите в поле периода сразу несколько лет — линии наложатся друг на друга, и будет видно, в какие месяцы приход был выше или ниже прошлогоднего. Наверху — итоги по кварталам и за год, под каждым числом процент роста или падения к тому же периоду прошлого года.

В каждом разделе есть своя локальная аналитика. Сводные данные по всем разделам появятся в отдельном сервисе — Аналитика.

АвтоматизацияАвтоматизация

Четвёртая вкладка верхнего меню — сценарии, которые система выполняет за вас. Зелёный тумблер рядом с вкладкой включает и выключает автоматизацию целиком: выключили — действия перестают выполняться, включили — возобновятся примерно через минуту.

Для финансов условие запуска складывается из трёх частей:

Часть условия	Что выбрать
Раздел базы	Финансы
Что произошло	Добавление — только новая операция, Изменение — только правка существующей, Любое — и то и другое
При каком сочетании	Назначен тип и Установлен статус операции: тип — приход, расход или перевод; статус — например, «оплачен» или «частичная оплата». Статус обязателен, тип можно не указывать

Например: приход перевели в статус «Оплачен» — клиенту уходит письмо с подтверждением, а менеджеру создаётся задача отправить закрывающие документы.

Что можно поручить автоматизации: письмо, SMS, задачу, сделку, смену типа или статуса контрагента. Как задаётся условие, настраивается каждое действие и читается дерево сценария — в разделе Автоматизация. Выполненное видно в журнале.

Как добавить финансовую операциюКак добавить финансовую операцию

Откуда	Что происходит
Из карточки контрагента	Закладка Финансы — Добавить. Контрагент подставляется сам, остаётся выбрать статью зачисления
Из карточки сделки	Операция сразу привязывается к конкретной сделке
Из раздела Движения	Кнопка Добавить в списке операций
Из любого раздела	Кнопка глобального добавления ➕ есть в каждом разделе: контрагенты, задачи, сделки, документы, финансы
Копированием	Правый клик по строке — Копировать. Работает и в списке финансов, и в закладке Финансы карточки контрагента

Если приход или расход идёт по документу, выберите документ — сумма операции проставится автоматически.

Из карточки контрагентаИз карточки контрагента

Закладка Финансы в карточке собирает все приходы и расходы по этому клиенту.

Те же операции удобно смотреть в первой закладке Журнал: поставьте в фильтре Финансы — на экран выйдут только деньги по этому клиенту.

Из списка и из любого разделаИз списка и из любого раздела

В разделе Движения операция заводится кнопкой Добавить над списком.

Кнопка глобального добавления ➕ есть в каждом разделе — заводить операцию можно откуда угодно, не переходя в финансы.

Копирование операцииКопирование операции

Правой кнопкой мыши вызовите меню строки и выберите Копировать.

В копии не забудьте сменить документ, на основании которого поступила оплата, — иначе платёж останется привязанным к прежнему счёту.

Карточка финансовой операцииКарточка финансовой операции

Карточка разложена по трём закладкам: сама операция, свои поля и вложения. Нажмите на название, чтобы посмотреть, что внутри каждой.

Поля закладки Поступление:

Поле	Что указываем
Счёт зачисления или списания	Выбор из справочника счетов
Статья поступления или списания	Выбор из справочника статей
Форма оплаты	Справочник форм поступления и списания
Дата поступления или списания	Дата операции
Статус	Справочник финансовых статусов
Валюта	Справочник валют. По умолчанию подставляется та, что отмечена основной — Валюта компании
Курс	Заполняемое поле для пересчёта валюты, по умолчанию всегда единица
Контрагент	Кто оплатил или кому оплатили — выбор из справочника контрагентов
Агент	Не обязательное. Третье лицо, участвовавшее в операции, чьи интересы вы хотите учесть в будущем
Документ	Не обязательное. На основании какого документа приход или списание. При выборе документа сумма проставляется автоматически
Сделка	Не обязательное. На основании какой сделки приход или списание
Сумма	Сумма финансовой операции
Итого	Сумма после пересчёта валюты. При курсе 1 итог равен сумме, при другом курсе — отличается от неё
Примечание	Не обязательное. Комментарий к операции
Полоса под примечанием	Выбор тега к финансовой операции
Ответственный	Сотрудник, отвечающий за поступление; ему же можно отправить сообщение в чат

Перевод между счетамиПеревод между счетами

Перевод перемещает средства между счетами вашей компании. Создайте новое движение, выберите тип Перевод, в поле Контрагент укажите свою компанию и заполните соответствующую статью.

В карточке перевода вместо одной закладки «Поступление» появляются две:

Закладка	Что указываем
Списание	С какого счёта уходят деньги, дата, форма платежа, статус и сумма перевода. Сумма указывается в валюте счёта-источника
Зачисление	На какой счёт переводим и какую сумму

После сохранения система создаёт две записи — расход и приход.

Перевод между счетами с разными валютамиПеревод между счетами с разными валютами

Если у счетов разные валюты, кроме суммы обязательно заполните актуальный на день перевода Курс. Например, переводим с долларового счёта 500 $: в поле USD ставим 500, в поле Курс — 73,20, поле RUB система заполнит сама — получится 36 600,00.

Финансовые справочникиФинансовые справочники

Финансовые справочники участвуют в формировании каждой операции: из них берутся счёт, статья, форма оплаты, статус и валюта. Заполняются они в настройках раздела Движения.

Справочник счетовСправочник счетов

Начинать заполнение раздела рекомендуем со списка счетов — тех, на которые вы принимаете платежи: безналичных счетов компании в банке и наличных в виде кассы предприятия.

У каждого счёта задайте дату и сумму остатка на начало — от этой точки считается сальдо и остатки по счетам.

Справочник статейСправочник статей

После счетов формируется список статей приходов и расходов компании. Справочник древовидный: сначала создаётся группа, внутри неё — список статей.

Часть статей можно отнести к операционным. Нажмите и подтвердите действие — с этого момента статья участвует во всех отчётах, где нужно учитывать состав операционных затрат.

Правила работы со справочниками общие для всех модулей — Стандартные справочники.

Валюта компанииВалюта компании

Валюта, отмеченная в справочнике валют как основная, подставляется в каждую новую операцию, а курс по умолчанию равен единице. Если операция прошла в другой валюте, выберите её в карточке и укажите курс — поле Итого пересчитается.

Права и ограниченияПрава и ограничения

Финансы — закрытый раздел: доступ к нему выдаётся отдельно от остальных сервисов.

Что не открывается	Что это значит
Раздел Финансы целиком	Сервис не открыт в сценарии доступа — приходов и расходов не видно ни в списке, ни в графиках
Карточка операции по контрагенту	То же ограничение: смотреть и заводить операции по клиенту нельзя
Представление Графики	Даже при открытом списке графики могут быть закрыты — на них своё разрешение
Редактирование справочников	Счета и статьи правит тот, кому открыт доступ к настройкам раздела

Расширить права может сотрудник вашей компании с правами администратора — Права доступа.