Шаблон в Word
Word — вариант для документов, текст которых переписывают почти целиком: от сделки к сделке в них меняется от 70 до 95 % содержания. Шаблон готовится в обычном Microsoft Word в виде файла .docx с тегами и загружается в тип документа.
Какой конструктор выбрать
| Конструктор | Когда подходит |
|---|---|
| Word | текст документа меняется почти целиком, от 70 до 95 % правок |
| Stimulsoft | документ рамочный, меняются только данные, между ними нужны расчёты |
| HTML | счёт, акт, договор на базе готового шаблона — правится прямо в редакторе |
Шаг 1. Создать тип шаблона
- Откройте Настройка — Справочники — Документы — Типы и шаблоны документов.
- Нажмите Добавить, заполните наименование документа и остальные поля, нажмите Сохранить.
- Откройте вкладку Печатная форма документа и выберите Документ Microsoft Word.
Префикс, суффикс и тумблеры Счёт и Склад настраиваются так же, как у любого типа документа, — см. Шаблоны в HTML.
Шаг 2. Подготовить и загрузить файл
- На вкладке Печатная форма документа нажмите Список тегов — откроется окно Переменные значения с тегами по группам: документ, реквизиты, товары и услуги, свои поля. Список можно выгрузить кнопкой Excel.
- Подготовьте документ в Microsoft Word и расставьте в тексте теги — вместо них FreshOffice подставит данные при выписке документа, например
{number_doc__tag}— номер,{date_doc__tag}— дата. - Нажмите Загрузить и выберите файл
.docx. - Нажмите Сохранить и закрыть.
Когда файл загружен, на вкладке видно его имя. Чтобы поправить шаблон, нажмите Скачать, внесите изменения в Word и загрузите файл заново.
В списке тегов есть и теги ваших собственных полей, и теги логотипа, печати и подписи из реквизитов вашей компании.
Таблица с товарами
Чтобы позиции из CRM попали в нужные ячейки:
- Нарисуйте в шаблоне таблицу с нужными колонками — номер, наименование, количество, единица, НДС, цена, сумма.
- Расставьте по колонкам теги:
{items_order__tag},{items_name__tag},{items_amount__tag}и остальные из списка. - Итоговые суммы соберите тегами
{summa_doc__tag},{summa_vat__tag},{summa_doc_by_words__tag}.
Строка с тегами items заполнится столько раз, сколько позиций в документе.
Шаг 3. Проверить шаблон
- Выпишите документ этого типа — см. Как выписать документ.
- Нажмите Сформировать и проверьте текст, реквизиты и таблицу товаров.
- Если что-то не так, скачайте шаблон, поправьте его в Word и загрузите снова, затем сформируйте документ ещё раз.
Готовый документ отправляется ссылкой, печатается или выгружается в PDF, Word, Excel и другие форматы — см. Печать и отправка.