Сделки

Сделка — это заказ клиента со своей суммой, этапами и историей общения. В видео разобрано, как добавить сделку в CRM, наполнить её товарами и услугами и сформировать из неё счёт.

Что можно сделать

Представления

Один и тот же список сделок показывается четырьмя способами — переключайтесь между ними по вкладкам вверху раздела. Нажмите на название, чтобы посмотреть, как выглядит каждое.

Сводка по сделкам: индикаторы за день, месяц и квартал, круговая диаграмма по статусам и график за год.

Канбан-доска: сделки разложены по этапам, каждый столбец подписан количеством и суммой.

Таблица со всеми полями сделки — сумма, контрагент, этап, даты и теги. Внизу — количество записей и общая сумма.

Готовые срезы аналитики: воронка сделок, этапы, типы, товары и услуги, ответственный, отдел и тип контрагента.

Как добавить сделку

  1. Откройте карточку контрагента и перейдите на закладку Сделки.
  2. Нажмите Добавить и заполните карточку сделки.
  3. Сохраните сделку.

Кроме ручного ввода сделка попадает в систему сама:

Способ Когда срабатывает
Сценарий автоматизации По событию — например, по входящему письму от клиента
Лидогенерация из веб-форм Посетитель сайта заполнил форму
API Внешняя система передала заказ — например, корзина интернет-магазина
Из задачи Задача переросла в заказ, сделка создаётся прямо из её карточки

Карточка сделки

Поле Что указать
Название Необязательное поле, заполняйте так, как вам удобнее искать сделку
Тип Обязательное поле. Типов может быть несколько, и у каждого своя линия этапов — настраивается в справочниках
Контактное лицо Необязательное поле. Если в компании несколько контактов, лучше выбрать нужного — с ним и продолжится работа
Товары и услуги Основа будущих коммерческих предложений, счетов и договоров. Можно не заполнять сразу и вернуться к закладке после сохранения. Подробнее — Товары в других разделах
Ответственный По умолчанию — тот, кто добавил сделку. Ответственного можно сменить, а также добавить любое количество участников
Описание и комментарии Все участники сделки получают уведомления о новых комментариях на почту
Дополнительно Свои поля, если стандартных не хватает: текстовое, логическое, дата из календаря или число. Каждое поле получает свой тег и может участвовать в документах — как это устроено, описано в разделе Свои поля

Работа со сделкой

Общение по сделке

Ссылку на сделку можно отправить коллегам в чат или на почту. Руководитель может написать ответственному прямо из сделки: сообщение придёт в чат с упоминанием сделки, а копия — на почту, если отмечена соответствующая галочка. Здесь же ведутся комментарии.

Задачи по сделке

У одного клиента бывает несколько заказов, и по каждому нужна своя история. Поэтому на закладке Задачи видны только задачи этой сделки. Тумблер переключает список на все задачи клиента — и по другим сделкам, и общие.

Документы и счета

Позиции с закладки Товары попадают в любой документ, который вы формируете из сделки, — счёт, коммерческое предложение, договор. Готовый документ можно отправить по email ссылкой, скопировать ссылку для мессенджера или выгрузить в PDF и Word. Подробнее — Как выписать документ и Отправить документ.

Шаблоны документов и реквизиты сторон настраиваются один раз — в Шаблонах и Реквизитах.

После оплаты добавьте приход на основании документа. Здесь же к сделке прикрепляются файлы.

Показатели

Раздел с готовыми показателями и подсчитанным числом записей. Устройство вкладки одинаково во всех разделах и разобрано в статье Показатели.

Забытые сделки

Забытые — сделки, у которых истекла дата завершения. Их можно отметить и перенести на текущую или будущую дату. В списке для них есть отдельный индикатор фильтра — работает так же, как в задачах.

Список

Просмотр подряд. Откройте одну сделку и переключайте строки списка — содержимое открытого окна меняется, закрывать его не нужно.

Выбор колонок. Розовый глаз справа показывает, какие поля выводить на экран, включая ваши дополнительные поля.

Отбор записей. Поиск, фильтры и теги устроены так же, как в остальных разделах FreshOffice. Подробнее — Поиск в CRM.

Колонки можно менять местами: перетащите наименование колонки мышкой на нужное место в ряду.

Массовые изменения

Отметьте галкой одну или несколько строк и выполните действие сразу для всех:

  • назначить теги;
  • поручить сделку другому ответственному;
  • перенести на другой период времени;
  • изменить этап сделки;
  • отправить в корзину с возможностью восстановить.

Важно

Отправить в корзину может только сотрудник с правами на удаление и восстановление.

Экспорт в Excel

Список сделок выгружается в Excel: отметьте нужные колонки и нажмите стрелку выгрузки. Подробнее — Экспорт.

Воронка

Канбан-доска: сделки разложены по этапам, каждый столбец подписан количеством сделок и суммой.

Сделка переносится с этапа на этап перетаскиванием, и изменения сразу видны и в списке, и в графиках. Клик по карточке открывает сделку.

Графики

Готовые срезы строятся по данным раздела: выбирайте разрез слева, а период, фильтры, теги и сотрудника — сверху.

Разрез Что показывает
Воронка сделок Сколько сделок и на какую сумму находится на каждом этапе за период
Этапы Распределение количества сделок по этапам в процентах
Типы Какие типы сделок и заказов в работе
Товары и услуги Рейтинг позиций в сделках за период
Ответственный Количество и суммы сделок по каждому сотруднику
Отдел То же самое в разрезе отделов
Тип контрагента Кто заказывал в этом периоде — клиенты, потенциальные клиенты, поставщики

В каждом разделе есть своя локальная аналитика. Сводные данные по всем разделам появятся в отдельном сервисе — Аналитика.

Настройки

Настройки сделок устроены так же, как в остальных сервисах: нажмите три точки и перейдите в Справочники.

Типы и этапы. Сначала пропишите или отредактируйте типы сделок, затем — этапы для каждого. Строку этапа можно передвинуть: наведите курсор на левую область строки, нажмите и тяните. Разные типы сделок с разными линиями этапов — это и есть мультиворонка.

Например, продажа оборудования отличается от сервисного обслуживания оборудования, поэтому под них заводят два типа сделок. Если этапы у всех сделок одинаковые, хватит одного типа, если разные — заводите два.

Завершение сделки. Отдельно укажите, какой этап система должна считать завершающим, — например, «Отказ», «Оплачена» или «Отложена».

Теги. Справочник тегов свой в каждом сервисе: теги сделок не пересекаются с тегами документов или финансов. Отметьте сделку тегом — и сможете отфильтровать по нему список, воронку и графики. Подробнее — Теги.

Кнопка Настройки в разделе ведёт только к настройкам этого модуля. Общий список настроек приложения собран в отдельном сервисе администрирования.

Предыдущая
Задачи
Следующая
Журнал