Контрагенты

В разделе собраны все ваши текущие и потенциальные клиенты, а также партнёры, поставщики и даже конкуренты — люди и организации, с которыми вы работаете или могли бы работать в будущем. В видео раздел разобран целиком: все четыре вкладки — показатели, список, графики и автоматизация, — а ещё чем витрина сервиса в боковом меню отличается от полной версии.

Контрагент — карточка организации или частного лица в базе CRM. В интерфейсе и в разговоре ту же запись называют компанией, клиентом или лидом; лид — это контрагент, с которым работа только начинается. К карточке привязаны контактные лица, задачи, сделки, документы, финансовые движения и переписка.

Что можно сделатьЧто можно сделать

• Посмотреть показатели за период
• Понять, откуда берутся план и прогресс
• Работать со списком компаний
• Изменить сразу несколько записей
• Найти контрагента по уточнённым критериям
• Объединить дубликаты
• Разобрать забытые компании
• Построить графики за период
• Настроить автоматические действия
• Завести контрагента и заполнить карточку
• Понять, чем тип отличается от статуса
• Добавить реквизиты клиента
• Посмотреть историю работы с клиентом
• Добавить свои поля
• Передать клиента другому сотруднику
• Понять, что доступно не всем

ПоказателиПоказатели

Раздел с готовыми показателями и подсчитанным числом записей. Устройство вкладки одинаково во всех разделах и разобрано в статье Показатели.

Строка над блоками — ваши фильтры. Системные сюда не попадают, показываются только те, что вы создали сами. Клик по фильтру — например, по Потенциалу — открывает Список с уже применённым отбором.

Розовый глаз в правом верхнем углу редактирует дашборд: отметьте, какие блоки выводить на вкладку, и снимите отметку с лишних. Соседняя иконка с тремя полосами ведёт в Список — то же самое, что кнопка «Список» в верхнем меню раздела.

Клик по окошку с цифрой в блоке Индикаторы клиентов тоже открывает список, но с включённым фильтром. Например, из окошка Мои вы попадёте в список только своих контрагентов.

Откуда берутся план и прогрессОткуда берутся план и прогресс

Блоки Лиды и Мой прогресс показывают не просто числа, а выполнение плана. Сам план задаётся в настройках, сценарием KPI: Настройки → Пользователи → KPI.

Каждая строка окна — один показатель:

Колонка	Что задаёт
Название	Как показатель называется на дашборде: «Лиды», «Поступление», «Встречи с клиентом»
Модуль	Откуда считать записи: контрагенты, финансы, задачи и другие разделы
Тип и Статус	По каким записям считать. Любой — по всем
Тип значение	Что складывать: Количество записей или Сумму
Считать записи	Чей результат: всей компании, отдела или сотрудника
В месяц	План на месяц — то самое число, с которым сравнивается факт

Переключатель Все / Назначенный мне вверху окна показывает либо все показатели компании, либо только ваши.

Свой результат видно не только на дашборде: в правом нижнем углу экрана всегда висит индикатор с вашим фото и процентом выполнения — он есть на всех страницах приложения. Клик открывает окно с личными показателями, а оттуда можно провалиться к подробностям по каждому показателю сценария.

СписокСписок

Табличное представление списка компаний. Клик по названию контрагента открывает его карточку. Правый клик по строке вызывает меню записи — оттуда контрагента можно отправить в корзину, не открывая карточку.

В верхней панели списка:

Элемент	Что делает
Поиск	Находит запись по заданным параметрам, подробнее
Фильтр	Отсеивает лишнее: на экране остаётся только то, что соответствует условию
Сортировка	Выстраивает список по алфавиту
Настройки	Переход к настройкам этого раздела
Выбор колонок	Розовый глаз справа: какие поля выводить на экран. Отметьте нужные или снимите отметку с лишних — в списке есть и ваши дополнительные поля
Добавить	Создание контрагента, задачи, сделки, документа и прочего
Массовые изменения	Действия сразу над несколькими отмеченными строками, подробнее

Колонки можно менять местами: перетащите наименование колонки мышкой на нужное место в ряду.

Кнопка Настройки в разделе ведёт только к настройкам этого модуля. Общий список настроек приложения собран в отдельном сервисе администрирования.

Массовые измененияМассовые изменения

Массовые действия выполняются в представлении Список — в показателях и графиках их нет.

Отметьте галкой одну или несколько строк и выполните действие сразу для всех:

• назначить теги;
• поручить другому ответственному сотруднику;
• изменить тип контрагента;
• изменить статус контрагента;
• изменить отдел;
• назначить выбранным контрагентам задачу;
• отправить в корзину с возможностью восстановить;
• объединить выбранные компании.

Поиск по контрагентамПоиск по контрагентам

Набор полей для поиска в каждом сервисе свой. В контрагентах ищут по наименованию, контактному лицу, должности контактного лица, ИНН, телефону и e-mail, а по кнопке Ещё добавляются адрес, примечание, код в базе данных и период добавления в базу — поля С и По.

Условия Содержит и Равно везде работают одинаково: первое находит по части слова, второе — ровно то, что вы ввели. Подробнее — в разделе Поиск в CRM.

ДубликатыДубликаты

Если при заполнении карточки появился индикатор Совпадений N, система нашла похожие записи. Две карточки одного клиента объединяются в одну — двумя способами.

Из карточки. Меню ⋮ в правом нижнем углу карточки → Найти дубликаты в базе данных. Система ищет совпадения по e-mail, телефону и названию. Отметьте галочкой найденный дубликат — данные перенесутся в ту карточку, которая открыта. Это важно: открытая карточка остаётся главной, присоединяемая исчезает.

Из списка. Отметьте галками карточки, откройте Групповые действия → Объединить выбранные компании и дальше по шагам выберите, к кому присоединить данные.

Забытые компанииЗабытые компании

Забытые — компании, у которых не назначено задач на будущий период. Система следит за этим не по всем подряд, а по определённым типам контрагентов — список задаётся в справочнике Тип контрагента.

Забытых удобно разбирать массово: отметьте их галками и передайте другому сотруднику или назначьте задачу сразу всем.

ГрафикиГрафики

В этом подразделе строятся графики по различным условиям.

На снимке разрез Динамика — сколько новых контрагентов попадало в базу по месяцам. Выбраны сразу три года, линии наложены друг на друга, поэтому видно, в какие месяцы приток был выше или ниже прошлогоднего. Наверху — итоги по кварталам и за год, под каждым числом рост или падение к тому же периоду прошлого года.

Разрезы — список слева: графики строятся по разным критериям выбранного модуля. Выберите разрез, нужный период или другой фильтр.

В каждом разделе есть своя локальная аналитика. Сводные данные по всем разделам появятся в отдельном сервисе — Аналитика.

АвтоматизацияАвтоматизация

Четвёртая вкладка верхнего меню — сценарии, которые система выполняет за вас. Зелёный тумблер рядом с вкладкой включает и выключает автоматизацию целиком: выключили — действия перестают выполняться, включили — возобновятся примерно через минуту.

Для контрагентов условие запуска складывается из трёх частей:

Часть условия	Что выбрать
Раздел базы	Контрагенты
Что произошло	Добавление — только новая карточка, Изменение — только правка существующей, Любое — и то и другое
При каком сочетании	Назначен тип и Установлен статус контрагента. Статус обязателен, тип можно не указывать

Например: контрагенту назначили тип «Арендодатель» и статус «Воздействие» — ему автоматически уходит письмо, создаётся сделка и отправляется SMS.

Что можно поручить автоматизации: письмо, SMS, задачу, сделку, смену типа или статуса контрагента. Как задаётся условие, настраивается каждое действие и читается дерево сценария — в разделе Автоматизация. Выполненное видно в журнале.

Карточка контрагентаКарточка контрагента

В карточке собрана вся информация о контрагенте, но чтобы завести клиента, достаточно названия и телефона. В видео разобран ручной ввод и напоминание по задаче.

Как завести клиентаКак завести клиента

FreshOffice — набор приложений, объединённых в одну экосистему, поэтому неважно, в каком разделе вы сейчас находитесь: добавить лид можно из любого. Путей четыре.

Путь	Как это происходит
Автоматически	Клиент сам оставляет данные в web-форме на вашем сайте, либо запись приходит по API — метод добавления контрагента заводит карточку из внешней системы
Через автоматизацию	Например, на почту с подключённой лидогенерацией пришло письмо — сценарий заводит карточку сам
Из чата	Клиент написал в мессенджер: карточку можно создать прямо в диалоге, а по его окончании система предложит это сама
Вручную	Классический ввод по кнопке Добавить
Импортом	Готовый список из Excel: Настройки → Импорт → Контрагенты, подробнее — Импорт

Ручной вводРучной ввод

1. Нажмите Добавить и выберите тип: юридическое или физическое лицо. От этого выбора зависит набор полей.
2. Если реквизиты известны, ввод можно ускорить: включите тумблер Получить информацию из открытых источников и укажите что-то одно — ИНН, название, адрес или ФИО генерального директора. Остальное подтянется само.
3. Если данных нет, достаточно названия и телефона. Остальное заполните позже, по мере появления данных или необходимости.
4. Индикатор Совпадений N рядом с полем — например, с телефоном — означает, что система нашла повторение. Решите, что с ним делать: оставить как есть и завести новую карточку или открыть найденную и продолжить работу в ней. Две карточки одного клиента можно объединить.
5. Дальше переходите к следующему шагу — контактному лицу и прочим данным, — либо сразу нажмите Добавить и закрыть.

После сохранения система предложит, что делать дальше: добавить следующего контрагента, перейти в карточку, назначить задачу, добавить сделку или просто закрыть окно.

Обязательных полей нет — система не помешает сохранить карточку. Но за чистотой данных стоит следить самим:

• в Названии избегайте символов #, «», () — это поле участвует в поиске, и лишние знаки мешают находить клиента;
• название контрагента и название юридического лица — разные вещи. В карточке может стоять «Арендодатель», а в платёжных реквизитах — полное наименование организации. Комплектов реквизитов у компании может быть сколько угодно.

Данные из открытых источниковДанные из открытых источников

Автозаполнение работает через интеграцию с сервисом Dadata. Правило простое: что есть в открытых источниках, то и подтянется.

• Компания нашлась — данные подставляются автоматически.
• Компании нет в источнике — заводите её вручную, обычным способом.
• Иностранная компания — найдётся, если она представлена в открытых данных, например филиалом в РФ. Если нет, тоже вручную.

Как устроена карточкаКак устроена карточка

В карточке собрано всё, что связано с клиентом:

Закладка	Что внутри
Контакты	Контактные лица клиента — см. Контакты
Задачи	Дела по этому клиенту
Сделки	Все заказы клиента
Документы	Счета, договоры и прочие выписанные документы
Финансы	Все оплаты и расходы по клиенту
Маркетинг	Откуда пришёл клиент: какая рекламная кампания сработала, UTM-метки
Файлы	Вложения, прикреплённые к карточке

Данные контрагентаДанные контрагента

Внутри закладки Компания данные разложены по четырём подзакладкам:

Подзакладка	Что внутри
Основное	Название, тип и статус контрагента, ответственный, сайт, примечание и теги
Дополнительно	Справочные поля: категория, деятельность, источник информации, агент — и ваши собственные поля
Адреса	Адреса контрагента, их может быть несколько
Платежные реквизиты	Комплекты юридических и платёжных реквизитов

Список контактных лиц — на закладке Контакты, о ней читайте в разделе Контакты.

Тип и статусТип и статус

Два поля работают в паре, но отвечают за разное.

Тип — сегментация базы: кто вам этот контрагент. Клиент, партнёр, поставщик, конкурент, архив.

Статус — в каком состоянии отношения внутри своего типа: клиент действующий или непостоянный, партнёр верифицированный, поставщик под вопросом. Один и тот же статус может стоять у контрагентов разных типов.

Оба списка — ваши: значения задаются в справочниках и меняются под процессы компании. От типа зависит и то, попадёт ли контрагент в «Забытые», а от пары «тип — статус» — сработает ли на нём автоматизация.

Реквизиты клиентаРеквизиты клиента

У клиента может быть сколько угодно комплектов реквизитов — юридических и физических, на случай если он платит как физлицо. Выберите тип и нажмите Добавить: достаточно ввести наименование компании, ИНН или ФИО генерального директора, и система подтянет основные данные.

Напротив основного комплекта включите тумблер — именно он подставляется во все документы для этого клиента. Как формируются документы — в разделе Как выписать документ.

Журнал и комментарииЖурнал и комментарии

Журнал — лента активностей по контрагенту: созданные задачи и сделки, выписанные документы, письма, звонки, SMS и сообщения в мессенджерах. Фильтр над лентой отбирает нужный тип записей.

Комментарий — поле под журналом. Комментарий сохраняется в карточке, а уведомление о нём получают ответственный и куратор.

Свои поляСвои поля

Если стандартных полей не хватает, своё поле создаётся прямо в карточке — по кнопке Добавить свое новое поле на закладке Дополнительно. Как это устроено, описано в разделах Свои поля и Собственные справочники.

Смена ответственногоСмена ответственного

За клиентом закреплены два человека. Ответственный — менеджер, который его ведёт. Куратор — сотрудник, который ведёт клиента вместе с ним; добавляется кнопкой + в левом нижнем углу карточки, рядом со ссылкой написать в чат.

	Ответственный	Куратор
Сколько	Один	Сколько угодно
Что может	Всё, что позволяют его права доступа: смотреть карточку, править её, работать с финансами и документами клиента	Столько, сколько ему открыли: например, только смотреть, без права править или заводить задачи

Передать контрагента другому сотруднику можно четырьмя способами:

1. Отметить в списке несколько контрагентов и передать их другому сотруднику разом — через массовые изменения.
2. Заменить ответственного в одной карточке.
3. Оставить ответственного прежним, а другого сотрудника назначить куратором.
4. Снять сотрудника с роли куратора.

Если менять ответственного не нужно, а доступ к данным открыть надо — это настраивается отдельно, через права доступа.

Права и ограниченияПрава и ограничения

Ограничений на количество контрагентов нет — база не упирается в тариф. А вот что доступно не всем и не везде:

Действие	Что нужно знать
Видеть чужих контрагентов	Список показывает записи по вашему уровню прав доступа: сотрудник может видеть только своих клиентов, руководитель — записи отдела
Отправить в корзину	Нужно разрешение Разрешить удалять позиции в корзину. Запись уходит в корзину, откуда её можно вернуть; чистит корзину тот, кому открыт Доступ к корзине
Создать своё поле	Нужен уровень прав администратора — свои поля
Выгрузить список в файл	Нужно разрешение Разрешить экспортировать список в Excel. Выгружается не вся база, а те записи, что открыты вам по правам доступа — Экспорт
Массовые изменения	Работают только в представлении Список — в показателях и графиках их нет
Плашка «Забытые»	Считается не по всем записям, а по типам контрагентов, отмеченным в справочнике

Права раздела настраиваются в Настройки → Пользователи → Группы доступа, квадрат Контрагенты:

Разрешение	Кому открывает записи
Полный доступ ко всем записям	Всей базе контрагентов
Ответственный за контрагента	Только тем, где сотрудник — ответственный
Является куратором	Тем, где он куратор
Компания принадлежит к отделу	Записям выбранных отделов
Компания отнесена к типу	Записям выбранных типов контрагентов
Добавленные пользователем позиции	Тем, которые он завёл сам
Является ответственным/исполнителем	Записям, где он исполнитель связанных задач

У каждой строки два тумблера: первый — видеть, второй — редактировать. Можно открыть только просмотр, только правку или и то и другое. Как устроены группы доступа и что означают цветные индикаторы у разделов — в статье Права доступа.