Подключение почты
Ящик подключается мастером: откройте Настройка — Почта и нажмите Добавить. Мастер проходят один раз, дальше письма собираются сами. Лидогенерация и доступ к почте коллег настраиваются отдельно, уже после подключения.
Шаг 1. Выбрать поставщика
Выберите свой почтовый сервис. Если его нет в списке, нажмите IMAP — тогда параметры серверов вводятся вручную, как описано на странице IMAP.
Шаг 2. Ввести логин и пароль
В поле Логин — адрес вашей почты, в поле Пароль — пароль от почтового ящика. Это не пароль от FreshOffice, их легко перепутать.
Облачная почта — Yandex, Mail, Gmail, iCloud и другие — по обычному паролю сторонние программы в ящик не пускает. Для неё нужно создать пароль приложения и ввести при подключении именно его:
| Сервис | Как создать пароль приложения |
|---|---|
| Yandex | инструкция |
| Gmail | инструкция |
| Mail.ru | инструкция |
| iCloud | инструкция |
Вашего сервиса в таблице нет? Инструкцию по паролю приложения ищите у своего почтового провайдера.
Шаг 3. Настроить подпись
Подпись будет автоматически подставляться во все исходящие письма.
Шаг 4. Загрузить письма
Выберите Загрузить письма за последние 3 месяца — система импортирует старую переписку. Пропустите шаг — начнёт собирать письма с момента подключения.
Лидогенерация
При получении письма FreshOffice сам добавит контрагента и поставит задачу по заданным вами параметрам. Настройка не обязательная: её можно пропустить и вернуться к ней позже.
Правила задаются в окне Для входящих на этот аккаунт — отдельно для двух случаев.
Адрес отправителя уже есть в базе. Укажите тип задачи, ответственного и текст, с которым задача создастся.
Отправителя в базе нет. Здесь настраивается, что создать (например, потенциального клиента), кто будет ответственным и какой указать источник, а также тип и цель задачи.
Важно
Лидогенерацию стоит включать только на общих ящиках, которые работают в одну сторону — принимают входящие и собирают заявки: sale@, zakaz@ и подобные. На личной почте сотрудника она превратит в контрагентов и задачи всю деловую переписку.
Примечание
С ящиков, к которым подключена лидогенерация (sale@, zakaz@ и прочие), лучше не отправлять письма в ответ на входящие. На каждое исходящее приходят ответы, и для системы это новые входящие — лидогенерация отработает на них по своим правилам. В базе начнут появляться лишние контрагенты и задачи.
Для ответа используйте свои личные корпоративные ящики — например sveta@.
Доступ к почте сотрудников
Сотруднику можно открыть переписку коллег: читать их письма и отправлять письма от их имени. Оба права выдаются в одном окне и настраиваются отдельно друг от друга.
Как открыть доступ
- Откройте Настройка — Почта и нажмите карточку Доступ к другим.
- В окне Для кого настроить доступ? выберите сотрудника, которому открываете доступ к чужой почте.
- В окне Дать доступ к почте сотрудников найдите коллег, чью почту он сможет использовать, и включите нужные переключатели:
| Переключатель | Что разрешает |
|---|---|
| Видеть письма | читать переписку коллеги |
| Отправлять от | писать письма от имени коллеги |
Права независимы: можно разрешить только чтение, только отправку или и то, и другое.
Как сотрудник пользуется доступом
Чтение писем: раскройте папку Входящие — внутри будут все доступные вам ящики, и личные, и те, которые вам открыли.
Отправка от имени коллеги: при создании письма кликните на поле отправителя — откроется выпадающий список адресов, выберите нужный.
