Задачи

Задачи — это список дел компании, отдела или отдельного сотрудника. В видео разобраны возможности раздела, его функции и настройки.

Что можно сделать

Карточка задачи

№ Поле Что делает
1 Дополнительно Закладка со своими полями — теми, что вы создали сами. Как их завести, описано в разделе Свои поля
2 Файлы Все файлы, прикреплённые к этой задаче
3 Оставить комментарий Комментарий пишется здесь, в правом верхнем углу. Весь список комментариев — в закладке Комментарии вверху карточки
4 Даты начала и окончания По умолчанию обе даты в одном дне, период можно растянуть
5 Напоминание В момент начала, за 10 минут, за 30 минут, за час или за сутки
6 Контакт С кем будет контакт по этой задаче — выбор из контактных лиц карточки клиента
7 Описание Цель задачи: зачем она создана и чего вы хотите достичь
8 Результат Чем закончился звонок, встреча или другая активность
9 Чеклист Подзадачи внутри задачи, у каждой может быть свой исполнитель
10 Встроенный ИИ Помогает отредактировать цель и результат задачи
11 Справочник целей и результатов Готовые формулировки для цикличных, повторяющихся задач
12 Теги Быстрая метка: упрощает навигацию и поиск в списке дел
13 Написать в чат Сообщение коллеге в корпоративный чат. Чат сохранит ссылку на задачу, из которой оно отправлено
14 Ссылка на задачу Скопируйте и отправьте коллеге, если по задаче есть вопросы
15 Сделка Создать сделку из задачи или привязать задачу к уже созданной сделке

Если дата окончания меньше текущей, а задача не выполнена, она автоматически попадает в фильтр забытых.

Закладки карточки

  • Дополнительно — ваши собственные поля.
  • Контакты — контактные лица клиента.
  • История — все задачи с этим клиентом.
  • Файлы — вложения этой задачи.
  • Комментарии — переписка всех, у кого есть доступ к задаче.

История

Показывает все задачи по клиенту: тип, описание, дату и ответственного. При наведении на строку открывается карточка с целью задачи и её тегами.

Чеклист

Внутри задачи можно собрать список подзадач и назначить за каждый пункт своего исполнителя.

Пункт добавляется в строке Описание субзадачи — сформулировать его поможет встроенный ИИ. Справа у каждого пункта выбирается исполнитель, аватары всех участников собираются внизу карточки. Каждый, кого вы добавите исполнителем пункта, получит уведомление на почту.

Цифра рядом с закладкой Чеклист показывает, сколько пунктов в списке. Красный индикатор с цифрой — сколько ещё не выполнено; когда закрыты все, он становится зелёным. Если приоритеты изменились, пункты переставляются мышкой вверх или вниз.

Теги

Тег ставится и при создании задачи, и позже. Тегов может быть несколько. Список тегов редактируется прямо из карточки, а также в разделе и в справочниках настроек.

Показатели

Раздел с готовыми показателями и подсчитанным числом записей. Устройство вкладки одинаково во всех разделах и разобрано в статье Показатели.

Забытые задачи

Забытые — задачи, у которых истёк срок исполнения. Такие задачи можно отметить и перенести на текущую или будущую дату, а также поручить другому сотруднику. В списке для них есть отдельный индикатор фильтра.

Список

Табличное представление списка задач. Верхняя панель отвечает за отбор записей и общие действия.

№ Элемент Что делает
1 Приложения и настройки Открывает окно с приложениями FreshOffice, оттуда же доступны настройки. Шестерёнка в нижнем левом углу бокового меню ведёт к справочникам и корзине
2 Вкладки раздела Переключение между показателями, списком, графиками и автоматизацией
3 Автоматизация Тумблер включает автоматические сценарии по задачам
4 Чат Внутренний корпоративный чат и внешний — тот, что работает через виджет на вашем сайте. При новых сообщениях загорается индикатор
5 Период Сегодня, завтра, вчера, неделя, месяц, год
6 Диапазон дат Произвольный интервал вместо готового периода
7 Поиск Находит запись по заданным параметрам. Подробнее — в разделе Поиск в CRM
8 Забытые Счётчик задач с истёкшим сроком, клик открывает их список
9 Добавить Создаёт задачу, контрагента, сделку, документ и прочее
10 Фильтр, Теги, Исполнитель Быстрый отбор: остаётся только то, что соответствует условию

Шапка таблицы и строки отвечают за сортировку, отображение колонок и работу с несколькими задачами сразу.

№ Элемент Что делает
11 Чекбоксы Отметка строк для массовых изменений
12 Фильтр и сортировка колонки Отбор по значению колонки и сортировка по возрастанию или убыванию
13 Выбор колонок Розовый глаз справа: какие поля показывать на экране
14 Статус задачи Зелёный — задача выполнена и результат зафиксирован, серый — не выполнена

Колонки можно менять местами: перетащите наименование колонки мышкой на нужное место в ряду.

Кнопка Настройки в разделе ведёт только к настройкам этого модуля. Общий список настроек приложения собран в отдельном сервисе администрирования.

Массовые изменения

Отметьте галкой одну или несколько строк и выполните действие сразу для всех:

  • назначить теги;
  • поручить задачу другому сотруднику;
  • перенести на другой период времени;
  • отправить в корзину с возможностью восстановить.

Важно

Отправить в корзину может только сотрудник с правами на удаление и восстановление.

Совет

Так же список устроен и в остальных разделах FreshOffice: отметка строк, массовые действия и настройка колонок работают везде одинаково.

Графики

Подраздел показывает, как распределяются задачи по выбранному признаку.

Разрез выбирается в списке слева: тип задачи, статус, ответственный, отдел или тип контрагента. График перестраивается сразу.

Период задаётся сверху — готовым интервалом или произвольным диапазоном дат. Чипы Фильтр, Теги и Ответственный сужают выборку: например, оставить только задачи одного сотрудника или с определённым тегом.

При наведении на столбец показывается точное количество задач.

В каждом разделе есть своя локальная аналитика. Сводные данные по всем разделам появятся в отдельном сервисе — Аналитика.

Предыдущая
Контакты
Следующая
Сделки