Шаблоны в HTML
Шаблон — это печатная форма документа: по нему FreshOffice собирает счёт, акт или договор с вашими реквизитами, данными клиента и товарами. Свой шаблон получают одним из трёх способов:
| Способ | Кому подходит |
|---|---|
| Взять за основу готовый шаблон и поправить его | почти всем: знать HTML не нужно, всё делается в редакторе |
| Вставить готовый HTML-код | документ уже свёрстан на стороннем сервисе |
| Заказать шаблон у нас | нужен сложный документ, а верстать его некому |
Количество шаблонов не ограничено. Кроме HTML-редактора есть ещё два конструктора: Stimulsoft — для рамочных документов с расчётами и Word — для документов, текст которых каждый раз переписывают.
Что можно сделать
- Создать свой тип документа
- Собрать печатную форму на базе готового шаблона
- Расставить теги, в том числе по своим полям
- Подключить логотип, печать и подпись
- Вставить свой HTML-код
- Проверить шаблон на документе
- Заказать шаблон у нас
Шаг 1. Открыть справочник документов
Откройте Настройка — Справочники — вкладка Документы.
Здесь собраны все настройки документов:
| Блок | Что в нём |
|---|---|
| Типы и шаблоны документов | типы документов и их печатные формы |
| Статусы документов | справочник статусов; статусы можно менять и добавлять свои |
| Налоговые ставки | ставки НДС, которые подставляются в позиции документов |
| Реквизиты наших компаний | ваши юридические и физические лица, от имени которых выписываются документы и принимаются оплаты |
| Основания и доверенности | основания, на которых действует подписант, — устав, доверенность |
| Валюты | валюты, в которых вы продаёте; у валюты по умолчанию должен быть включён тумблер |
| Дополнительные | прочие справочники, которые вы создали для работы с документами |
| Теги | теги для документов; в каждом разделе приложения свои теги |
Попасть к шаблонам можно и из самого документа: в окне сформированного документа шестерёнка открывает конструктор его шаблона, а три точки — список всех шаблонов. Подробнее — Печать и отправка.
Шаг 2. Создать тип документа
Откройте Типы и шаблоны документов — откроется список Типы документов. В колонке Тип шаблона видно, чем собрана печатная форма: HTML, Word или Document Generator (конструктор Stimulsoft).
Нажмите Добавить и заполните вкладку Основное:
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Краткое название | Именно оно видно сотрудникам при выборе типа документа |
| Полное название | Название, которое подставляется в печатную форму |
| Префикс и Суффикс для номера | По необходимости — см. Нумерация документов |
| Режим склад | Делает тип складским — см. Склад |
| Выбранные по умолчанию товары и услуги | Позиции, которые подставятся в каждый новый документ этого типа |
Нажмите Сохранить. Печатную форму можно выбрать только у сохранённого типа — до этого вкладка Печатная форма документа попросит сначала добавить тип.
В списке типов у каждой строки есть три тумблера:
| Тумблер | Что даёт |
|---|---|
| Включить | тип доступен сотрудникам при выписке документов; выключенный тип скрыт из выбора |
| Счёт | тип считается счётом: такими документами выставляют счета клиентам |
| Склад | тип становится складским — проведённые документы двигают остатки. Подробнее — Склад |
Шаг 3. Выбрать печатную форму
Перейдите на вкладку Печатная форма документа. У нового типа сначала выбирается конструктор — для HTML-шаблона это HTML редактор.
Затем нажмите Выбрать готовый — справа откроется панель Создать на основе со стандартными шаблонами: Счёт, Акт, Ком.предложение, Договор, Счёт-фактура, Накладная, УПД, Согласие на рекламу. Возьмите тот, на базе которого будете делать свой, — или Пустой, если верстаете с нуля. Последняя плитка — Заказать свой шаблон, см. Заказать шаблон у нас.
Шаг 4. Отредактировать шаблон
Дальше шаблон правится прямо в редакторе: меняется текст, шрифт, таблицы и расставляются теги. Тег — это метка в фигурных скобках, вместо которой при выписке документа подставится значение: реквизиты, наименование, дата, сумма. Кнопка A4 над редактором задаёт формат страницы. Когда всё готово, нажмите Сохранить и закрыть.
Все доступные теги открываются по кнопке Список тегов — в окне Переменные значения. Теги разложены по группам: Документ, Доп.поле в документах, Доп.поле в контрагентах, Доп.поле в сделках, На основании, Ответственный, Реквизиты наши, Реквизиты физ.лицо, Реквизиты юр.лицо, Товары и услуги, Товары и услуги позиции в списке. У каждой строки — описание и сама переменная; есть поиск, а кнопка Excel выгружает весь список.
Теги создаются и у полей, которые вы завели сами, — они лежат в том же списке, в группах Доп.поле в документах, Доп.поле в контрагентах и Доп.поле в сделках. Своё поле документа можно добавить прямо в карточке документа, на закладке Дополнительно. Подробнее — на странице Свои поля данных.
Если в договоре нужно ФИО клиента-физлица в нужном падеже, заполните склонение на вкладке Дополнительно в его реквизитах — см. Реквизиты клиента.
Урок 1. Редактируем шаблон счёта:
Урок 2. Редактируем шаблон договора:
Примечание
Если у вас несколько компаний с разными реквизитами, заведите каждой свои шаблоны: у двух счетов будут разные логотипы, свои особенности и своя сквозная нумерация.
Логотип, печать и подпись
Логотип, печать и подпись руководителя не вставляют в шаблон картинками — их прикрепляют один раз к реквизитам компании, а в шаблон ставят теги. Дальше изображения подставятся сами, и на экране, и в печатной форме.
Откройте Настройка — Справочники — Документы — Реквизиты наших компаний, выберите реквизиты и перейдите на вкладку Файлы и изображения. Прикрепите изображения к полям скрепкой и нажмите Сохранить.
Каждому полю соответствует свой тег:
| Поле в реквизитах | Тег для шаблона |
|---|---|
| Логотип компании | {logo_company_own__tag} |
| Печать компании | {stamp_company_own__tag} |
| Подпись руководителя | {signature_company_own__tag} |
Реквизитов может быть несколько — у каждой вашей компании свои логотип, печать и подпись. В документ попадают реквизиты с включённым тумблером Использовать по умолчанию или те, что выбраны на закладке Реквизиты документа. Подробнее на странице Реквизиты.
Свой HTML-код
Так же в шаблон вставляют готовый HTML-код: скопированный из другого вашего шаблона или свёрстанный на стороннем сервисе.
Откройте шаблон и нажмите <> в панели редактора — откроется окно Source Code с HTML-кодом. Удалите лишний код, вставьте свой и нажмите Save, затем Сохранить и закрыть. Теги из Списка тегов работают и внутри HTML-кода.
Проверить шаблон
- Выпишите документ нужного типа или откройте уже выписанный — см. Как выписать документ.
- Нажмите Сформировать: документ соберётся по новому шаблону.
- Если после этого вы поправили шаблон или карточку документа, нажмите Обновить в панели сформированного документа — он перечитается без повторного открытия.
Документ по HTML-шаблону открывается с панелью форматирования: текст конкретного документа можно подправить прямо здесь, не трогая сам шаблон.
Готовый документ отправляется клиенту ссылкой, печатается или выгружается в PDF, Word, Excel и другие форматы — см. Печать и отправка.
Заказать шаблон у нас
Это платная услуга нашей команды: шаблоны на основе готовых и сложные шаблоны с нуля. Отправьте на support@freshoffice.ru документ в том виде, в каком хотите его получить, — специалисты оценят сроки и стоимость. Что ещё настраивает команда, — на странице Временный помощник.