Пользователи: добавление сотрудников, отключение и отделы
Сотрудники компании, способ входа, права доступа, отделы и KPI настраиваются в разделе Настройки → Пользователи. Раздел состоит из пяти плиток.
| Плитка | Что внутри |
|---|---|
| Пользователи | Список сотрудников с включённой или выключенной лицензией. Здесь добавляют и отключают сотрудников |
| Настройка входа | Способ входа для всей компании: стандартный или через SSO по FreshID. Подробнее |
| Группы доступа | Сценарии уровней прав доступа: что сотрудник видит, изменяет и удаляет. Подробнее |
| Отделы | Список отделов компании. Подробнее |
| KPI | Сценарии показателей эффективности и план на месяц. Подробнее |
Что можно сделать
- Добавить сотрудника и отправить приглашение
- Отключить сотрудника и подготовиться к его увольнению
- Создать отделы компании
- Настроить права доступа
- Выбрать способ входа и восстановить пароль
- Включить временного помощника на период тестирования
Примечание
Если раздел Пользователи в настройках вам не виден, у вас ограниченные права доступа. Расширить их может сотрудник вашей компании с полными правами 👑
Добавить пользователя
В этом видео — как пригласить коллегу во FreshOffice для совместной работы: переход в настройки, раздел «Пользователи», роли и отделы, видимость сервисов и отправка приглашения.
Откройте Настройки → Пользователи, плитка Пользователи, и нажмите Добавить. Карточка нового сотрудника заполняется по вкладкам:
| Вкладка | Что указать |
|---|---|
| Основное | ФИО, e-mail и логин — обязательные поля. При стандартном входе логином служит e-mail. Нажмите Продолжить |
| Права доступа | Группа доступа и отдел сотрудника (кнопка «плюс» создаёт новые), видимость модулей. Как устроены группы — в статье Права доступа |
| Дополнительно | Должность и дату рождения — по необходимости, можно заполнить позже |
| Приглашение | Ссылку для входа в приложение — подробнее |
Нажмите Сохранить. Изменения в карточке пользователя применяются только после сохранения.
Приглашение
После сохранения сотрудник получает на e-mail, указанный на вкладке Основное, письмо с приглашением: достаточно перейти по ссылке, чтобы начать работу.
Если письмо потерялось или сотрудник не может войти — например, не получается восстановить пароль, — выдайте ссылку заново:
- Откройте карточку сотрудника в списке пользователей.
- На вкладке Приглашение нажмите Получить ссылку.
- Скопируйте ссылку из окна и отправьте сотруднику в мессенджер или на почту. Та же ссылка одновременно уходит на его e-mail.
Отключить пользователя
Отключённый сотрудник больше не может войти в приложение. Отключать стоит:
- при увольнении — сразу, как только решение принято или нужно закрыть сотруднику вход;
- при сокращении числа лицензий — до следующего продления подписки, чтобы не платить за неработающих сотрудников. Подробнее — в статье Оплата.
Чтобы отключить, выключите тумблер в строке сотрудника в списке пользователей.
Отключённые сотрудники скрыты из списка — чтобы их увидеть, переключите тумблер Активные вверху. Там же, среди неактивных, находится временный помощник.
Если сотрудник увольняется
Порядок действий лучше продумать заранее, вместе с сотрудником, у которого полные права 👑
- Если корпоративная почта сотрудника подключена к CRM, сначала отключите её от его аккаунта.
- Отключите сотрудника тумблером в списке пользователей.
- Смените пароль от его корпоративной почты.
- Чтобы не потерять входящие письма, подключите эту почту другому сотруднику.
- Отметьте в списке компании, закреплённые за сотрудником, и передайте их другому сотруднику или распределите между несколькими.
Отделы компании
Отделы описывают структуру компании. Они нужны, если у каждого отдела свои права доступа к данным и свои линейные руководители. Филиалы в разных городах тоже удобно оформить отделами — например, «Отдел Москва», «Отдел Самара»: так в будущем можно будет увидеть распределение выручки между городами.
Отделы находятся в Настройки → Пользователи, плитка Отделы. По умолчанию создано пять отделов — их можно использовать как есть, переименовать, удалить или добавить свои.
- Добавить — нажмите Добавить, укажите Наименование отдела и сразу выберите в поле KPI отдела, какие показатели эффективности будут учитываться у этого отдела. Нажмите Сохранить.
- Переименовать — нажмите на отдел, в открывшейся карточке укажите новое название и сохраните.
- Удалить — наведите курсор на отдел, нажмите на иконку корзины в левом верхнем углу и подтвердите удаление. Удалить можно только отдел, в котором нет ни одного сотрудника с закреплёнными за ним контрагентами.
