Импорт контактов из Excel в CRM FreshOffice за 3 минуты
Импорт контактов из Excel в CRM FreshOffice за 3 минуты. Загружаете файл, сопоставляете колонки, система сама находит дубликаты — вся база клиентов готова к работе без единой ручной карточки.
Таймлайн
- 0:00 — Стартовый экран FreshOffice
- 0:15 — Исходный файл Excel с базой клиентов
- 0:45 — Переход в Настройки / Импорт / Контрагенты
- 1:00 — Сопоставление колонок: название, статус, категория, ответственный
- 1:45 — Настройка контактных лиц, телефонов и email
- 2:15 — Обработка дубликатов: пропустить или обновить
- 2:30 — Запуск импорта, статус в очереди
- 2:45 — Результат: все контакты в списке CRM
- 3:15 — Карточка клиента: данные подтянулись автоматически
Шаг 1. Готовим файл
Начинаем с таблицы. В шапке файла — названия колонок: Название компании, Контактное лицо, Телефоны, e-mail, ИНН, Адрес, Примечания.
Примечание
Старайтесь держать в одной ячейке один параметр — например, один номер телефона. Если значений окажется несколько, система всё равно загрузит данные: поправить их можно позже вручную, когда откроете карточку для работы.
Шаг 2. Загружаем файл в систему
Переходим в Настройки → Импорт, выбираем Контрагенты, нажимаем Добавить и указываем свой файл.
Шаг 3. Сопоставляем поля
Самый ответственный момент — распределение данных. Здесь три вкладки: Контрагент, Контактные лица и Дополнительные поля. Шаг за шагом указываем, какая колонка файла соответствует полю карточки CRM.
Обратите внимание на значок «информация» рядом с полем:
| Что нужно | Что делаем |
|---|---|
| Перенести данные ровно так, как они написаны в файле | Выключаем тумблер и выбираем название колонки |
| Присвоить данным значение из справочника системы | Выбираем его в выпадающем списке |
Если свои поля ещё не созданы, сначала заведите их — как это сделать, описано на странице Свои поля данных.
Шаг 4. Контактные лица и дополнительные поля
Если в файле несколько сотрудников одной компании, переходим на вкладку Контактные лица и кнопкой Добавить ещё контакт привязываем вторую и следующие колонки таблицы.
На вкладке Дополнительные поля закрепляем нужные колонки файла за своими полями.
Шаг 5. Дубликаты и запуск
Нажимаем Продолжить и настраиваем поиск дубликатов: выбираем критерий — Название, Телефон или e-mail — и действие.
| Действие | Что произойдёт |
|---|---|
| Пропустить | Создадутся только новые карточки, совпадения система не тронет |
| Обновить | Система найдёт существующую карточку и дополнит её новыми данными |
Нажимаем Импортировать. Через пару минут появится результат. Если возникла ошибка, скачайте отчёт, исправьте неточности в Excel и повторите загрузку.
Проверяем результат
Переходим в раздел CRM: пробуем фильтры, открываем любую карточку и проверяем заполнение. Розовый глаз справа настраивает видимость колонок — оставьте на экране только самое важное.
Полезные советы
Разделяйте файлы. Если у менеджеров разные списки и наборы полей, загружайте их по отдельности — так в данных будет меньше лишнего «шума».
Важно
Чтобы начать импорт заново, сначала удалите загруженный список в CRM и обязательно очистите корзину — только после этого запускайте загрузку повторно.