Банки
Подключите расчётный счёт один раз — и движение денег само появится в Финансах. FreshOffice забирает выписку напрямую из банка, раскладывает операции по счетам и статьям, находит контрагентов по ИНН и отделяет переводы между своими счетами. Больше никаких выгрузок из интернет-банка и ручного разноса платёжек.
Что даёт интеграция
- Выписка за минуты, а не за вечер. Месяц или целый год операций загружается одной кнопкой.
- Контрагенты находятся сами. Плательщика и получателя FreshOffice ищет по ИНН, а новых — создаёт вместе с реквизитами.
- Статьи подставляются по опыту. Арендодатель получит «Аренду помещения», если вы так его уже разносили. Чем дольше работаете, тем точнее учёт.
- Переводы не раздувают обороты. Деньги, переведённые между своими счетами — даже из Сбера в Т-Банк, — записываются переводом, а не приходом и расходом.
- Без дублей. Загружайте один и тот же период сколько угодно раз: уже загруженное не задвоится, а ваши ручные правки не перезапишутся.
- Живые цифры в отчётах. Остатки по счетам, План/Факт, бюджет и дашборды строятся на свежих банковских данных.
- Безопасно. Доступ только на чтение: через FreshOffice нельзя отправить платёж или изменить что-либо в банке.
Что можно сделать
- Узнать, что даёт интеграция
- Узнать, какие банки поддерживаются
- Понять, как устроена интеграция
- Подключить банк
- Загрузить выписку в «Финансы»
- Узнать, как защищён доступ
- Отключить банк
Поддерживаемые банки
| Банк | Как подключается | Подробнее |
|---|---|---|
| Сбер (СберБизнес) | Вход через СберБизнес ID — по кнопке, без паролей и ключей во FreshOffice | Сбер |
| Т-Банк (Т-Бизнес) | Токен T-API, который владелец счёта выпускает в личном кабинете Т-Бизнеса | Т-Банк |
К одной базе FreshOffice можно подключить несколько банков и несколько организаций — например, ООО и ИП с разными ИНН.
Как устроена интеграция
Интеграция работает только на чтение: FreshOffice получает список счетов и выписки, но не может создать платёж, подписать документ или изменить что-либо в банке.
- Подключение. Администратор открывает Настройки → Все интеграции → Банки и подключает банк. Логин и пароль от интернет-банка вводятся только на сайте банка — FreshOffice их не видит и не хранит.
- Доступ. Банк разрешает FreshOffice только читать счета и выписки этой организации — ничего больше.
- Выписка. Когда вы загружаете выписку, FreshOffice получает у банка операции за период и раскладывает их по счетам в «Финансах».
Подключить банк
-
Откройте Настройки → Все интеграции → Банки и нажмите Подключить (если банков ещё нет — Подключить банк).
-
Выберите банк и следуйте шагам:
-
После подключения в списке появится карточка организации: название, ИНН, КПП и её расчётные счета — открытые и закрытые.
Если в банке открыли новый счёт, откройте карточку организации и нажмите Обновить счета.
Загрузить выписку в «Финансы»
- Откройте Финансы → Движения и нажмите кнопку с иконкой банка рядом с + на панели инструментов. То же окно открывается из меню Настройка → Импорт из банка.
- Выберите Счёт в банке и счёт FreshOffice в поле Загрузить на счёт. В следующий раз связка подставится сама.
- В поле Нет контрагента в CRM выберите, что делать с плательщиками и получателями, которых ещё нет в базе:
- Создать нового контрагента — компания создаётся с названием и ИНН из выписки. Её тип задаётся в полях Указать тип для получателя и Указать тип для плательщика;
- Указать контрагента — все такие операции записываются на выбранную компанию, а настоящий плательщик или получатель с ИНН добавляется в примечание.
- Выберите, какие операции загрузить: Все, Приходы, Расходы или Переводы, и период.
- Нажмите Загрузить. Длинный период загружается по месяцам — внизу окна видно, какой месяц загружается сейчас.
Как операции попадают в «Финансы»
| Что в выписке | Что появляется во FreshOffice |
|---|---|
| Поступление на счёт | Приход на выбранный счёт |
| Списание со счёта | Расход с выбранного счёта |
| Комиссия банка | Расход по статье «Комиссии банка» |
| Перевод между своими счетами | Перевод — пара операций «расход со счёта / приход на счёт», если оба счёта подключены и связаны со счетами FreshOffice. Даже если счета в разных банках |
- Контрагент определяется по ИНН — в карточке компании или в её реквизитах, включая физических лиц. Если ИНН в выписке нет, — по точному названию.
- Статья подставляется по истории: если контрагенту раньше уже ставили статью — например, арендодателю «Аренда помещения», — новая операция получит её же. Если истории нет, операции попадают в статьи «Поступления из банка» или «Списания из банка». Их можно поменять вручную, и в следующий раз система это учтёт.
- Повторная загрузка безопасна. У каждой операции сохраняется её номер в банке, поэтому уже загруженные операции не дублируются — даже если период загрузок пересекается.
- Загруженные раньше операции не меняются. Если вы исправили статью или контрагента вручную, новая загрузка этого не перезапишет.
- Автоматизация. Загруженные операции запускают автоматические действия так же, как созданные вручную.
Что получится в «Финансах»
Когда загрузка закончится, в окне появится итог — зелёный блок Выписка загружена:
| Строка итога | Что значит |
|---|---|
| Новых операций | Сколько приходов и расходов добавлено в «Финансы» |
| Уже были загружены | Сколько операций пропущено — они уже есть в «Финансах» |
| Переводов между своими счетами | Сколько переводов записано (каждый — парой «расход / приход») |
| Создано контрагентов | Сколько новых компаний появилось в CRM |
| Статья по истории контрагента | Скольким операциям статья подставлена по прошлым операциям этого контрагента |
Если блок оранжевый — Загружено частично, — загрузка остановилась на одном из месяцев. Нажмите Загрузить ещё раз: загруженные месяцы пропустятся, и загрузка продолжится с места остановки.
Список Движения обновится сам: загруженные операции появятся в нём рядом с теми, что вы вносили вручную, и сразу попадут в итоги под списком, остатки по счетам, отчёты и дашборды. Откройте любую из них — карточка заполнена так:
| Поле карточки | Что в нём |
|---|---|
| Счёт зачисления или списания | Счёт, выбранный в поле Загрузить на счёт |
| Дата поступления или списания | Дата операции в банке |
| Сумма | Сумма из выписки |
| Контрагент | Плательщик или получатель — найденный по ИНН, созданный заново или выбранный вами при загрузке |
| Статья поступления или списания | Статья по истории контрагента, «Комиссии банка» или «Поступления из банка» / «Списания из банка» |
| Форма оплаты и Статус | «Безналичный» и «Оплачен», если такие значения есть в справочниках |
| Примечание | Назначение платежа из банка. Если операция записана на выбранного вами контрагента — ещё и настоящий плательщик или получатель с ИНН |
| Ответственный | Сотрудник, который загрузил выписку |
Дальше с загруженными операциями работают как с обычными: меняют статью или контрагента, привязывают документ и сделку, ставят теги. Новая загрузка эти правки не перезапишет.
Безопасность
- Только чтение. Доступ, который выдаёт банк, позволяет читать счета и выписки. Платежи, подписание документов и любые изменения в банке через FreshOffice невозможны.
- Без паролей. Логин, пароль и одноразовые коды вводятся только на сайте банка.
- Данные под защитой. Доступ к банку хранится в FreshOffice в зашифрованном виде — его не видят ни пользователи, ни администратор.
- Защищённое соединение. FreshOffice получает данные из банка напрямую, по защищённому каналу.
- Данные остаются в базе компании. Операции записываются только в базу FreshOffice той организации, которая подключила банк.
- Отзыв доступа в любой момент — во FreshOffice или в интернет-банке.
Отключить банк
Наведите курсор на карточку организации в Настройки → Все интеграции → Банки, нажмите значок корзины и подтвердите Отключить. Доступ к счетам сразу закрывается, а уже загруженные операции остаются в «Финансах». Банк можно подключить снова в любой момент.
Отозвать доступ можно и на стороне банка — см. Сбер и Т-Банк.